外注の依頼を終える前に、納品・修正・権利・アクセス・支払いを確認する

1. 今日の相談

「外注先から納品物が届きました。案件を完了にする前に、ファイルを開けること以外で何を見ればよいでしょうか」

終了前の確認を、納品物、修正、利用範囲、共有アクセス、支払い、保管・削除へ分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：最後の確認は相手を疑うためやない。約束どおり終われたかを一緒にそろえる時間やで。

納品を受け取った事実と、契約上の完了は同じとは限りません。今回の見積・契約・メッセージへ戻って確認します。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、実務とは無関係な「工作クラブの作品貸出を終了する」架空例です。実際の納品物、修正、権利、アクセス、支払い、保管、返却、削除、完了状況はAIへ渡しません。

手数料、検収期限、キャンセル、権利、修正、支払いは、利用サービスの最新公式情報と当事者間の合意で確認します。

4. 実際にやってみる

1. 納品物を一覧にする

ファイル名、形式、数量、開けるか、必要な素材がそろっているかを依頼書と照らします。品質評価ではなく、約束したものの有無を確認します。

2. 修正と利用範囲を確認する

残っている修正、利用できる媒体・期間、編集可否、素材の権利を記録から確認します。分からない点は質問にします。

3. 共有アクセスを見直す

共有フォルダ、編集権限、仮アカウント、テスト用リンクを一覧にし、残す理由がないアクセスは正式手順で解除します。

4. AIに完了前確認表を頼む

次の実務と無関係な架空例を参考に、外注の完了操作前確認表の空欄だけを作ってください。
「納品物」「残る修正」「利用範囲・権利」「共有アクセス」「支払い」「保管・削除」「要確認」に分けてください。
契約、権利、支払済みかどうかを推測して補わないでください。
確認できない内容は質問の形で残してください。

【実務と無関係な架空例】
工作クラブの作品貸出を終了する。返却物、残る手直し、使える範囲、貸出札、精算、保管・返却・破棄、双方の終了確認を分ける。

実際の納品物、修正、権利、アクセス、支払い、保管、返却、削除、完了状況は含めず、記入欄だけを残してください。

空欄型を承認済みの終了前確認票へ移し、実際の状態は契約、納品一覧、権限台帳、支払画面から人が記入します。

5. 正式な画面と記録で完了する

双方の合意、検収、支払い、完了操作を正式な画面で確認し、納品物と確認記録を承認された場所へ保管します。

なぜ終える前に、共有のアクセスを確かめるのか：外注の依頼を終えるとき、共有していたフォルダやアカウントのアクセスをそのままにすると、あとで情報が見られる状態が残ります。納品物・修正と利用の条件・共有のアクセスを一つずつ確かめてから終えます。

よくある失敗

• 共有したフォルダのアクセスを、外し忘れる
• 納品物を、全部受け取ったかを確かめない
• 利用の条件を、書面で残さない
• 終えたことを、相手に伝えずに連絡を止める

5. 完成例

【納品物・残る修正】（納品一覧と承認済み依頼から人が記入）
【利用範囲・権利】（契約記録から人が記入）
【共有アクセス】（権限台帳と管理画面から人が記入）
【支払い】（正式な支払画面と記録から人が記入）
【保管・返却・削除・双方の完了確認・要確認】（責任者が記入）

6. 使うときの注意

AIは納品物の権利帰属、契約違反、支払い完了を判断しません。秘密情報、個人情報、著作権、商標、再委託が関わる場合は正式資料と職場の窓口を優先します。

7. 今日できたこと

• 納品物と契約上の完了を分けられた。
• 権利と共有アクセスを要確認で残せた。
• 完了後の保管・削除まで決められた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：きれいに終われた記録が、次のよい依頼の出発点になるで。

納品物の内容を確認する場合は依頼内容との照合、継続して頼む場合は前回との差分整理へ進めます。