文字起こしの単語辞書へ登録する前に、正式表記・読み・共有範囲を確認する

1. 今日の相談

「文字起こしで同じ固有名詞や略語を何度も直しています。単語辞書へ登録したいのですが、実名や古い表記まで残らないか心配です」

登録前に、候補語、正式表記、読み、出典、必要性、共有範囲、担当、見直し日へ分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：便利にする前に、その言葉が誰に見える辞書へ入るかを確かめたらええで。

AIに正式表記を決めさせず、職場で承認された資料と辞書の仕様から登録可否を確認します。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTです。AIには、実際の辞書とは関係のない固定練習語「町内読書会・読書案内係」だけを渡し、空の登録前確認表を作ります。実際の単語候補、利用者名、顧客名、職員名、非公開の商品名、連絡先、録音、認証情報はAIへ渡しません。

AIに正式名称、読み、機密性、登録可否を推測させません。辞書が個人用か職場共有か、削除できる権限は誰かを公式情報で確認します。

4. 実際にやってみる

1. 繰り返し修正する語だけ候補にする

一度しか出ない語や個人名をまとめて登録せず、業務上繰り返し使う語に絞ります。

2. 正式表記と読みを資料で確認する

公式サイト、承認された用語集、商品資料など、確認元を残します。

3. 辞書の共有範囲と削除方法を確認する

登録した語が誰に見えるか、退職・改称時に誰が直せるかを確認します。

4. AIへ確認表の型を頼む

実際の辞書とは関係のない固定練習語「町内読書会・読書案内係」を使い、文字起こし辞書登録前の空の確認表を作ってください。
「候補語」「正式表記」「読み」「確認元」「登録する理由」「共有範囲」「担当」「見直し日」「要確認」に分けてください。
正式表記、読み、機密性、登録可否を推測しないでください。
実際の候補語、正式表記、読み、確認元、共有範囲、担当、見直し日は書かず、すべて空欄にしてください。
各欄に「承認済み用語集・辞書仕様・責任者へ戻る」と付けてください。

空の確認表を承認済みの辞書管理記録へ移し、実際の候補は、辞書権限のある人が正式資料から記入します。

5. 少数の語で試して見直す

権限のある担当者が登録し、誤変換が増えないかを架空の音声で確認します。

5. 完成例

【候補語／正式表記／読み】（承認済み用語集から人が記入）
【登録理由／共有範囲】（辞書仕様と職場ルールから人が記入）
【担当／見直し日】（管理台帳と責任者確認後に人が記入）

6. 使うときの注意

辞書登録で文字起こしが必ず正しくなるとは限りません。似た音の別語へ誤変換されることもあるため、原音との照合は続けます。個人名や機微な語を共有辞書へ残さないよう、職場のルールを優先します。

7. 今日できたこと

• 辞書へ入れる候補を必要な語だけに絞れた。
• 正式表記と読みの確認元を残せた。
• 共有範囲と削除担当を確認できた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：登録したら終わりやなく、古くなった言葉を外せる日も決めとこな。

固有名詞そのものの照合は略語・正式表記を元資料で確認する方法、見直す順番は数字・固有名詞・否定・決定事項から決めるへ進めます。