やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「会計ソフトからデータを出して担当者へ渡します。CSVやPDFがあり、どこまで含めればよいか分かりません」
出力前を、目的、対象期間、形式、含まれる情報、権限、受け渡し、保存先、削除日へ分けます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：先に使い道を決めたら、出さんでええ情報が見えてくるで。
AIへ会計データを読ませなくても、出力前後の確認表は作れます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと架空の出力条件です。実際の帳簿、金額、口座、取引先、登録番号、税情報、顧客情報、ログイン情報、出力ファイルをAIへ渡しません。
税務上必要な帳簿、保存期間、形式、修正方法はAIに決めさせず、正式な資料と担当者へ確認します。
4. 実際にやってみる
1. 受け手と目的を一文にする
確認、申告準備、社内報告など、誰が何に使うかを正式な依頼から確認します。
2. 期間と種類を決める
年度、月、帳簿、仕訳、証憑など、必要と確認できた範囲だけを選びます。
3. 形式と含まれる情報を確認する
CSV、PDF、画像など、受け手が扱える形式と、個人情報や不要な列が含まれないかを見ます。
4. AIへ確認表の型を頼む
次の架空の出力条件を、会計データ出力前後の確認表にしてください。
「目的」「受け手」「対象期間」「データ種類」「形式」「含まれる情報」「権限」「受け渡し」「保存先」「削除日」「要確認」に分けてください。
税務判断、必要な保存期間、正しい形式、閲覧権限を推測しないでください。
実際の会計データや認証情報を入力する欄は作らないでください。
5. 受け渡し後を記録する
受領確認、保存場所、共有リンクの期限、一時ファイルの削除を職場の手順に沿って残します。
5. 完成例
【目的】架空の月次確認
【対象期間】要確認
【形式】受け手へ確認してから決定
【含まれる情報】不要な個人情報がないか確認
【権限】承認者が確認
【受け渡し】承認された共有方法
【保存・削除】職場のルールで確認
6. 使うときの注意
出力できることと、外部へ渡してよいことは別です。送信先、CC、共有権限、ファイル名、対象期間を人が照合し、税務・契約・個人情報の判断は正式な窓口へ戻します。
7. 今日できたこと
- 出力目的から必要な範囲を選べた。
- 実データをAIへ渡さず確認表を作れた。
- 受け渡し後の保存と削除まで決められた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：ファイルを作ったら終わりやなく、渡した後まで一つの手順やで。
年度切替前は前期閲覧・残高・出力・権限の確認、請求書取り込み前は対象期間・重複・承認の確認へ進めます。
