やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「会計ソフトに、新しい経費用の勘定科目を追加したいです。分かりやすい名前をAIに決めてもらってよいでしょうか」
追加前に、使う目的、対象取引、既存科目との違い、報告書への影響、開始日、使う人、確認者、見直し日へ分けます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：名前を考える前に、何を他の科目と分けたいんかを明らかにしよう。
AIには比較表の型だけを頼みます。実際の勘定科目、税区分、集計区分、開始日は、経理担当、税理士等の確認先、公式仕様で決めます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと架空の分類条件です。実仕訳、取引先、金額、口座、証憑、申告データはAIへ渡しません。
AIに正しい勘定科目、税務上の扱い、既存科目の統合、過去取引の変更、登録完了を判断させません。
4. 実際にやってみる
1. 分けたい理由を一文で書く
何の集計、予算管理、報告のために分けたいのかを確認します。
2. 既存科目と補助科目を調べる
新設以外に、補助科目、部門、タグ、メモで目的を満たせないか、公式仕様と運用ルールを確認します。
3. 集計と報告書への影響を確認する
試算表、損益報告、予算比較、他システムへの出力でどう表示されるかを確認します。
4. AIへ比較表の型を頼む
次の架空の条件だけを使い、勘定科目追加前の比較表を作ってください。
「使う目的」「対象取引の種類」「既存科目」「違い」「報告書への影響」「開始日」「使う人」「確認者」「要確認」に分けてください。
正しい勘定科目、税務上の扱い、既存科目の統合、過去取引の変更を推測しないでください。
実仕訳、金額、取引先、口座、証憑を入力する欄は作らないでください。
5. 開始日と見直し日を残す
過去仕訳を一括変更せず、小さな対象で出力結果を確認します。使い分けが難しい場合の戻し先も決めます。
5. 完成例
【使う目的】架空の経費Aの月次集計を分ける
【対象取引の種類】架空条件で要確認
【既存科目】正式な科目一覧で確認
【違い】集計目的と運用を経理担当へ確認
【報告書への影響】テスト出力で要確認
【開始日】経理担当が決定
【確認者】承認された経理担当
6. 使うときの注意
勘定科目は申告、決算、社内集計、外部連携に影響することがあります。分かりやさだけで追加せず、正式な会計方針、税理士等の確認先、ソフトの公式仕様を優先します。
7. 今日できたこと
- 新しい科目が必要な理由を一文にできた。
- 既存科目や他の分類方法と比較できた。
- 集計影響と開始日を人の判断へ戻せた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：科目を一つ増やしたら、使う人が迷わへん説明も一緒に残そう。
部門・タグの追加は目的・対象・開始日から確認する、自動ルールは対象・条件・例外から確認するへ進めます。
