やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「毎月同じような取引を入力しています。自動ルールを登録したいのですが、似ているだけの別取引まで処理されないか不安です」
登録前に、対象、条件、処理候補、対象外、例外、確認者、試す件数、解除、見直し日へ分けます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：いきなり全部へ効かせんと、どの条件にだけ使うかを先に狭めたらええで。
AIに仕訳や税区分を決めさせず、正式な会計資料と承認手順を使ってルールの範囲を整理します。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと架空の取引条件です。実際の明細、口座番号、取引先名、金額、証憑、ログイン情報、未公開の経営数値はAIへ渡しません。
AIに勘定科目、税区分、事業用か私用か、処理確定、自動適用の安全性を判断させません。
4. 実際にやってみる
1. 対象にしたい取引の共通条件を書く
摘要の一部、入出金の別、利用サービスなど、正式資料で確認できる条件だけを挙げます。
2. 似ているが対象外の例を集める
返金、立替、私用分、税区分が異なる取引など、同じ言葉でも扱いが違う例を分けます。
3. 確認者と解除方法を決める
ルール作成者とは別に、適用結果を確認する担当と、誤り時に止める方法を確認します。
4. AIへ確認表の型を頼む
次の架空の条件を、会計ソフトの自動ルール登録前確認表にしてください。
「対象」「一致条件」「処理候補」「対象外」「例外」「確認者」「試す件数」「解除方法」「見直し日」「要確認」に分けてください。
勘定科目、税区分、事業用か私用か、処理確定を推測しないでください。
実際の明細、金額、口座、取引先を入力する欄は作らないでください。
5. 少数へ適用し元資料と照合する
権限のある担当者が少数件で試し、証憑と照合します。問題がなくても、対象範囲を広げる判断は人が行います。
5. 完成例
【対象】架空の月額サービス取引
【一致条件】正式な摘要の一部を要確認
【処理候補】会計担当者が資料から決定
【対象外】返金・私用・別税区分の可能性
【確認者】承認権限のある担当者
【試す件数】少数から開始
【解除方法】公式手順を確認
【見直し日】料金・契約・税区分変更時
6. 使うときの注意
同じ取引先や摘要でも、内容や税区分が毎回同じとは限りません。自動処理後も証憑と照合し、税務上の判断は職場の正式手順や専門窓口へ戻します。
7. 今日できたこと
- 自動ルールの対象と対象外を分けられた。
- 少数で試す件数と確認者を決められた。
- 誤り時の解除方法と見直し日を残せた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：楽になる仕組みほど、止め方と見直す人を先に決めとこな。
自動連携で問題が起きたときは未取得・重複・確認先へ分ける方法、証憑確認の役割は対象・担当・期限・差し戻しから整えるへ進めます。
