やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「予約確認メールをお店の名前で送るように変えたいです。送信元の名前だけ変えればよいでしょうか」
変更前に、変更目的、表示名、From、返信先、利用中の送信サービス、ドメイン認証、権限、変更時間、テスト先、監視、停止・戻し条件へ分けます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：お客さんに見える名前と、メールが実際に行き来する場所を分けよう。
AIには確認表の型だけを頼みます。送信元の設定値、ドメイン認証、到達、返信受信は、予約サービス・メールサービス・ドメイン管理の公式資料と実測で人が確認します。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、実際の仕事とは無関係な「町内読書会の参加案内差出人を変える」固定例です。実際の表示名、From、Reply-To、送信サービス、認証方式、変更時間、監視・戻し条件、実予約、メールアドレス、DNS値、配信ログはAIへ渡しません。
AIに正しい送信元、SPF・DKIM・DMARC等の設定値、認証の成功、メールの到達、迷惑メール判定、返信受信、本番反映完了を判断させません。
4. 実際にやってみる
1. 変更するものを分ける
送信者の表示名、Fromに出るアドレス、お客さんが返信したときのReply-To、エラー通知を受ける担当を別々に確認します。
2. 認証と既存サービスへの影響を確認する
サービスが指定する送信元、SPF・DKIM・DMARC等の認証、返信先の仕様を公式資料で確認します。同じドメインから会計・問い合わせ・メルマガ等も送っている場合は、DNS変更が既存送信へ影響しないかをメール管理者へ戻します。値をAIに作らせたり、権限のない人が本番DNSへ貼ったりしません。
Gmailのメール送信者ガイドラインでも、送信ドメインの認証やFromとの整合が案内されています。要件は送信量や宛先サービスで異なるため、予約サービスだけでなく利用中のメール環境の最新条件を確認します。
3. テストの受信先と順番を決める
変更時間、担当者、影響範囲、停止・戻し条件を決めます。実予約ではなく承認されたテスト予約と受信先を使い、予約成立、送信、受信箱、迷惑メール、本文中の変更・取消導線、返信先、エラー、管理履歴の順に確認します。
4. AIへ確認表の型を頼む
実際の仕事とは無関係な「町内読書会の参加案内差出人を変える」という固定例だけを使い、送信元変更前の空欄確認表を作ってください。
「変更目的」「表示名」「From」「Reply-To」「エラー通知先」「利用中の送信サービス」「公式の確認先」「認証方式」「権限者」「変更時間」「テスト順」「監視」「停止・戻し条件」「確認者」「要確認」に分けてください。
各欄は空欄にし、実際の表示名、From、Reply-To、送信サービス、認証方式、権限者、変更時間、監視・戻し条件、連絡先、DNS値、配信ログを入力する欄は作らないでください。
各欄に、公式仕様・承認済みメール構成表・変更記録・本番設定画面のどれで人が確認するかだけ添えてください。
5. 反映後もエラーと返信を監視する
AIの画面を閉じ、空欄票を承認済み変更記録へ移します。実際の送信元・認証・時間・監視・戻し条件は、公式仕様・メール構成表・本番設定画面から人が記入します。切り替え後のテスト結果を管理者が確認します。
5. 完成例
【変更目的・表示名】（承認済み変更記録から人が記入）
【From・Reply-To】（本番設定画面とメール構成表から人が記入）
【認証・影響】（公式仕様と構成表から管理者が記入）
【テスト順・確認者】（承認済みテスト計画から人が記入）
【監視・戻し】（変更記録へ管理者が記入）
6. 使うときの注意
送信者名が正しく見えても、認証、到達、返信先、迷惑メール判定、変更・取消導線、管理履歴が正しいとは限りません。受信先サービスによって結果も変わるため、承認された複数のテスト先で往復を実測し、実顧客へテスト送信しません。
7. 今日できたこと
- 表示名・From・返信先・エラー通知先を分けられた。
- 認証変更が他の送信サービスへ与える影響を確認項目にできた。
- 実予約を使わず、到達・返信・停止・戻しを人の実測へ戻せた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：テストメールは届いたかだけやなく、返信して往復を見よな。
自動通知の全体は送る時刻・対象・文面・停止方法から確認する、予約完了画面は成立・変更・問い合わせまで確認するへ進めます。