文字起こしの管理者を変える前に、所有権・請求・データ・退任日を確認する

1. 今日の相談

「文字起こしサービスの管理担当が変わります。新しい担当者を追加すれば、引き継ぎは終わりでしょうか」

交代前に、現在の所有者、管理権限、請求、保存データ、共有、外部連携、復旧方法、追加日、旧管理者の停止日、確認者へ分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：追加だけで終わらず、請求と復旧と前の権限まで一緒に見よな。

AIには引き継ぎ表の型だけを頼みます。所有権の移行、請求先、データ保持、旧管理者の停止は、サービスの公式画面と職場の管理者が判断します。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTです。AIには、実際のサービスとは関係のない固定練習例「町内読書会の書庫係交代」だけを渡し、空の引き継ぎ表を作ります。実際の交代条件、録音、文字起こし、共有URL、アカウント、メール、請求、認証情報はAIへ渡しません。

AIに所有者、必要権限、請求先、データ移行の成功、旧管理者の停止可否を判断させません。

4. 実際にやってみる

1. 現在の所有者と管理権限を確認する

役割名だけでなく、メンバー追加、請求、共有、削除、外部連携、監査履歴を誰が操作できるか公式画面で確かめます。

2. データと請求を別々に確認する

録音、文字起こし、辞書、共有リンク、書き出しファイルと、契約・請求・領収書の管理を分けます。担当交代だけで保存先や契約名義が変わると決めつけません。

3. 追加日と停止日を決める

新管理者が必要な操作を確認してから、旧管理者を停止します。退職後まで個人アカウントを残しません。

4. AIへ確認表の型を頼む

実際のサービスとは関係のない固定練習例「町内読書会の書庫係交代」を使い、文字起こしサービス管理者交代の空の確認表を作ってください。
「現在の所有者」「新管理者」「必要権限」「請求」「保存データ」「共有」「外部連携」「復旧方法」「追加日」「旧管理者の停止日」「停止後の確認」「要確認」に分けてください。
所有権移行、請求先、データ保持、権限停止の成功を推測しないでください。
実際の所有者、管理者、権限、請求、データ、連携、日付、アカウント、認証情報は書かず、すべて空欄にしてください。
各欄に「公式画面・管理台帳・契約・責任者へ戻る」と付けてください。

空の確認表を承認済みの引き継ぎ記録へ移し、実際の条件は、管理権限のある人が公式画面と台帳から記入します。

5. 新旧担当者で公式画面を照合する

新管理者で必要な画面を確認し、旧管理者の停止後に閲覧・編集・請求・共有が期待どおりか人が確かめます。

5. 完成例

【現在の所有者／新管理者】（公式画面と管理台帳から人が記入）
【必要権限／請求／保存データ／外部連携】（正式資料から人が記入）
【追加日／旧管理者の停止日】（責任者承認後に人が記入）
【停止後の確認】（公式画面で人が実測して記入）

AIが交代完了を決めず、公式画面と人の確認へ戻しています。

6. 使うときの注意

管理者を外しても、書き出したファイルや受信者側の複製まで自動で消えるとは限りません。保存先と削除担当を別に確認します。

サービスを選ぶ場合も、管理者交代、請求、共有、書き出し、解約後のデータを最新の公式情報で確かめます。

7. 今日できたこと

• 所有権・請求・保存データを分けられた。
• 新管理者の追加日と旧管理者の停止日を残せた。
• 交代完了を公式画面と人の確認へ戻せた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：新しい鍵を渡して、古い鍵を回収するところまでが引き継ぎやで。

メンバー追加前は必要権限・共有範囲・停止日を確認する方法、共有リンクは閲覧者・期限・削除を確認する方法へ進めます。