外注サービスでファイルを送る前に、版・権利・個人情報・保存期限を確認する

1. 今日の相談

「外注先へ参考資料を送りたいです。メッセージにファイルをそのまま添付してよいでしょうか」

送信前に、目的、必要な範囲、ファイル名、版、作成者、権利、個人情報、閲覧者、再共有、保存期限、削除、受領確認へ分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：添付する前に、ほんまに必要なページだけか、最新版かを確かめよな。

AIには確認表の型だけを頼みます。共有可否、著作権、契約、個人情報、削除の実行は、正式資料と当事者の確認へ戻します。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、実務とは無関係な「工作クラブの作品見本2ページを読書会へ送る」架空例です。実際の目的、ファイル、版、作成者、権利、個人情報、閲覧者、再共有、保存期限、削除、受領状況はAIへ渡しません。

AIに送信可否、権利、最新版、必要範囲、再共有、保存期限、削除完了を判断させません。

4. 実際にやってみる

1. 送る目的を一行にする

確認、制作、修正、検収など目的を一つにします。念のためという理由だけでフォルダ全体を送りません。

2. 最新版と必要範囲を確認する

ファイル名、版、更新日、作成者を正式な管理表と照合し、必要なページや項目だけに絞ります。

3. 権利と個人情報を分ける

第三者素材、購入素材、顧客情報、連絡先、社内メモ、コメント履歴が含まれないか確認します。見えない列やファイル情報も点検します。

4. AIへ確認表の型を頼む

次の実務と無関係な架空例を参考に、外注サービスでファイルを送る前の確認表の空欄だけを作ってください。
「目的」「必要な範囲」「ファイル名」「版」「作成者」「権利」「個人情報」「閲覧者」「再共有」「保存期限」「削除」「受領確認」「要確認」に分けてください。
送信可否、権利、最新版、必要範囲、再共有、保存期限、削除完了を推測しないでください。
実ファイル、契約本文、顧客情報、未公開成果物、共有URL、認証情報を入力する欄は作らないでください。

【実務と無関係な架空例】
工作クラブの作品見本2ページを読書会へ送る。目的、必要ページ、版、作成係、複写条件、受取人、再共有、保管期限、返却・削除、受領確認を分ける。

実際の目的、ファイル、版、作成者、権利、個人情報、閲覧者、再共有、保存期限、削除、受領状況は含めず、記入欄だけを残してください。

空欄型を承認済みの添付前確認票へ移し、実際の版・権利・閲覧者・期限・受領は正式な管理表と契約から人が記入します。

5. 送信後の受領と終了を確認する

受領できたか、別の版と混ざっていないか、作業終了後に誰が削除を確認するかを正式な連絡先で残します。

5. 完成例

【目的・必要な範囲】（承認済み依頼から人が記入）
【ファイル名・版・作成者】（正式な管理表から人が記入）
【権利・個人情報】（契約と人の確認結果を記入）
【閲覧者・再共有】（承認済み共有条件から人が記入）
【保存期限・削除・受領確認・要確認】（責任者が記入）

AIが共有可否を決めず、正式な版・契約・人の確認へ戻しています。

6. 使うときの注意

ファイルを削除しても、受信者の端末、バックアップ、通知メールに複製が残ることがあります。機密情報は送信後の削除だけに頼らず、最初から含めません。

外注サービスを使う場合は、添付容量、保存期間、削除、権利、禁止事項、連絡方法を最新の公式情報で確認します。

7. 今日できたこと

• 送る目的と必要範囲を絞れた。
• 最新版・権利・個人情報を分けて確認できた。
• 受領から削除までの担当を残せた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：送信前の一分が、後から回収できへん情報を守ってくれるで。

参考資料の共有は権利・個人情報・再共有を確認する方法、納品物の確認は依頼内容と照らす方法へ進めます。