サービスを一時停止するとき、対象・開始・再開目安・代替を案内する

1. 今日の相談

「設備の都合で、一部サービスを一時的に止めます。再開時刻はまだ決まっていません。どう案内すればよいでしょうか」

案内前に、停止対象、開始時刻、影響、再開目安、次回更新、代替、予約済み対応、問い合わせ先、掲示場所、更新担当へ分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：再開が未定でも案内はできるで。今使えへん範囲と、次の更新時刻を出そ。

AIには案内文の型だけを頼みます。停止・再開、原因の公開範囲、補償、予約対応は、責任者と現場が決めます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、固定の練習例「公民館の会議室の貸出をしばらく止める」です。AIには空欄の案内文型だけを作らせます。実際の停止対象、開始時刻、影響、再開目安、代替、予約済みの扱い、問い合わせ先、顧客、予約、勤務表、内部障害ログ、防犯情報、認証情報はAIへ渡しません。

AIに再開時刻、原因、補償、返金、個別の予約対応、安全性を判断させません。

4. 実際にやってみる

1. 止まる範囲を限定する

全サービスか一部か、どの場所・時間・受付方法が対象かを正式な運用から確認します。

2. 再開目安と次回更新を分ける

再開を約束できない場合は「未定」とし、次に案内を更新する時刻を決めます。見込みを事実のように書きません。

3. 代替を確認する

別の窓口、Web手続き、後日の予約、近隣店舗など、実際に利用できるものだけを責任者が確認します。

4. AIへ案内文の型を頼む

固定の練習例「公民館の会議室の貸出をしばらく止める」を見本に、サービス一時停止案内に使う空欄の案内文型を作ってください。
「停止対象」「開始時刻」「影響」「再開目安」「次回更新」「代替」「予約済みの扱い」「問い合わせ先」「更新日」の順にしてください。
原因、再開時刻、補償、返金、個別対応を推測して付け足さないでください。
各欄は空欄にし、実際の停止対象、開始時刻、影響、再開目安、代替、予約済みの扱い、問い合わせ先、顧客、予約、勤務表、内部障害ログ、防犯情報、認証情報は入力しないでください。
各欄の末尾に「正式な運用情報・責任者へ戻る」と添えてください。

5. 再開時に案内を戻す

AIが作った空欄の型を承認済みの案内記録へ移し、人が正式な運用情報と責任者の確認から記入します。入口、Web、予約画面、電話案内をそろえます。再開後は停止中の掲示を撤去し、必要なら更新履歴を残します。

5. 完成例

【一部サービス一時停止のお知らせ】
停止対象：＿＿（正式な運用から記入）
開始時刻：＿＿（責任者が確認した時刻を記入）
影響：＿＿（どの受付が止まるかを記入）
再開目安：＿＿（約束できないときは「現在確認中」のまま）
次回更新：＿＿（次に案内を更新する時刻を記入）
代替：＿＿（実際に利用できるものだけを記入）
予約済みの方：＿＿（正式窓口への案内を記入）
更新日：＿＿（掲示を更新した日を記入）

AIが再開を約束せず、次回更新と代替を残しています。

6. 使うときの注意

事故、けが、情報漏えい、決済障害などが関係する場合は、この案内作成より安全確保・正式報告・専門窓口を優先します。原因を隠すために曖昧にするのではなく、公表できる事実の範囲を責任者が決めます。

7. 今日できたこと

• 停止対象と影響を限定できた。
• 再開未定でも次回更新を案内できた。
• 代替と予約済み対応を人の確認へ戻せた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：止まったときほど、今分かることと次の知らせをまっすぐ出そな。

設備故障の案内は対象・代替・次の案内を短く掲示する方法、システム停止は時間・影響範囲・代替手順から案内する方法へ進めます。