やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「長い資料をAIに要約してもらいたいのですが、一度に貼り付けられません。分けて渡すと内容が混ざりそうで不安です」
分けて渡すときは、区切りの単位、通し番号、渡し終わりの合図、まとめの頼み方を先に決めます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：番号を振っても、AIが順番・欠落・文脈を正しく扱う保証はないで。原文の範囲と件数を自分で照合しよな。
AIに渡すのは、渡してよいと確認できた文章だけです。分ければ渡してよくなるわけではないので、機密や個人情報の扱いは分割前に確認します。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、著作権・契約・職場ルール・個人情報・機密性の面で入力許可を確認済みの文章です。原則は自作の公開文書、利用条件で許可された公開資料、実務と無関係な架空文です。
社外秘、顧客名簿、個人情報、契約書、規程、研修教材、購入資料、未公開原稿等は、分割・要約・仮名化しても入力可にはなりません。
4. 実際にやってみる
1. 渡してよい文章か先に確認する
文書の所有者、著作権・利用条件、職場ルール、個人情報・機密性、利用目的、利用環境を確認します。個人名や取引先名を架空名へ変えるだけでは許可になりません。
2. 原文の範囲と件数を固定する
版番号、ページ範囲、章・見出し、総分割数を記録します。更新途中の文書を混ぜず、文の途中で切らないようにします。
3. 最初に全体の予告を渡す
これから長い文章を3回に分けて渡します。
各回は【1/3】のような番号を付けます。
全部渡し終わるまで、要約や結論は書かないでください。
受け取ったら「【1/3】受け取りました」とだけ返してください。
最後に【ここまでで全部です】と書いたら、全体を「目的」「決まっていること」「未確定のこと」に分けて要約してください。
書かれていない内容は推測せず、足りない部分は「記載なし」としてください。
4. 番号と原文範囲を付けて順番に渡す
【1/3：p.1-3】【2/3：p.4-6】のように、総数と原文範囲を付けます。AIの受領返答だけを根拠にせず、自分の送信履歴でも確認します。
5. 合図を出してからまとめてもらう
【ここまでで全部です】と伝えてから、要約を受け取ります。番号・ページ範囲・見出し件数の抜けを確認し、要約の各項目を原文位置へ戻して照合します。
5. 完成例
【1/3】（第1章の本文）
→ AI:【1/3】受け取りました
【2/3】（第2章の本文）
→ AI:【2/3】受け取りました
【3/3】（第3章の本文）
→ AI:【3/3】受け取りました
【ここまでで全部です】
→ AI: 全体の要約（目的／決まっていること／未確定のこと）
近い場面の記事として、ChatGPTが途中で切れるときの続きもあります。
6. 使うときの注意
長い契約書や規程は、分けて渡しても入力許可が生まれず、法的・業務上の確認の代わりにもなりません。要約は下書きとして扱い、重要な判断は原文と担当者の確認を通します。渡し忘れ、順序入れ替わり、版混在、前後文脈の欠落があっても、AIが明確に警告するとは限りません。
7. 今日できたこと
- 権利・入力許可・利用目的・利用環境を先に確認できた。
- 版番号・ページ範囲・総分割数で送信範囲を管理できた。
- 要約の各項目を原文位置へ戻して照合できた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：「以上です」と言うだけでは欠落は分からへんで。版・範囲・番号を照合して、要約から原文へ戻れる形を残そな。