AIが使えない日でも仕事が止まらないように、頼っている作業と代わりの手順を書き出す

1. 今日の相談

「文章の下書きをいつもAIに頼っています。もし障害や制限で使えなくなったら、仕事が止まりそうで不安です」

備えは、AI頼みの作業の洗い出し、作業ごとの代わりの手順、急ぎの優先順位、復旧後の戻し方の4つで作ります。

2. 大丈夫です

ほー先輩：不安の正体は「何をAIに任せてるか、自分でも分かってない」ことや。書き出したら、たいてい代わりはあるで。

AIが使えるうちに、AIと一緒に備えを作っておきます。これはAIをやめる話ではなく、安心して使い続けるための話です。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、自分の作業の一般的な名前だけのメモです。顧客名や案件の中身は書かず、「お礼メールの下書き」「議事録の整理」のような作業名で扱います。

4. 実際にやってみる

1. AI頼みの作業を書き出す

1週間をふり返り、AIを使った作業を作業名で書き出します。

2. AIへ代替手順の整理を頼む

次の架空の作業リストは、ふだんAIに手伝ってもらっている作業です。
それぞれについて「AIが使えないときの代わりのやり方」と「時間がかかる度合い（目安）」を整理してください。
過去の文例の使い回し、定型文、同僚への相談など、現実的な代替だけを挙げてください。
新しい道具の購入や契約が必要な提案はしないでください。

【架空の作業リスト】
・お礼メールの下書き
・会議メモの要点整理
・掲示物の文面づくり

3. 「型」を手元に残す

AIがよく作ってくれる文面の型（お礼・案内・報告など）を、数個だけ自分のメモに保存しておきます。止まった日はその型に自分で当てはめます。

4. 急ぎの優先順位を決める

使えない日は全部やろうとせず、「今日必ず出すもの」だけAIなしでやり、残りは復旧後に回すと決めます。

5. 障害情報は公式で確認する

「使えない」と思ったら、まず自分の環境（通信・ログイン）を確認し、サービスの公式のお知らせを見ます。SNSのうわさを職場に広めません。

なぜAIに頼っている作業を書き出すのか：AIのサービスは、障害や制限で使えない日があります。AIに頼っている作業と、使えないときの代わりの手順、手元に残す型を決めておくと、使えない日でも仕事を止めずにすみます。

よくある失敗

• AIに頼っている作業を把握しておらず、使えない日に止まる
• 代わりの手順を決めておらず、その場で慌てる
• 型をAIの中だけに置いて、手元に残していない
• 障害の情報を、公式の情報で確かめない

5. 完成例

【架空の備えリスト】
お礼メールの下書き → 保存した型に当てはめて自分で書く（+5分）
会議メモの要点整理 → 見出しだけ自分で立てる。清書は復旧後（+10分）
掲示物の文面づくり → 前回の掲示を流用して日付だけ変える（+3分）

急ぎの基準：今日締切のものだけAIなしで対応
復旧後：保留した清書から順に戻す

近い場面として、AIに手順を並べ替えてもらう前に、変えてはいけない順番と確認先を決めるもあります。

6. 使うときの注意

備えの目的は、AIにしかできない業務を作らないことです。重要な業務の手順が「AIに聞かないと分からない」状態になっていたら、手順書として残します。障害時の社内連絡や顧客への案内は、職場の決められた連絡ルートで行います。

7. 今日できたこと

• AI頼みの作業を見える化できた。
• 作業ごとの代わりを決められた。
• 止まった日の優先順位も決められた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：備えができた人ほど、安心してAIに任せられる。逆説みたいやけど、ほんまやで。