AIに手順を並べ替えてもらう前に、変えてはいけない順番と確認先を決める

1. 今日の相談

「作業手順が行ったり来たりして読みにくいです。AIに分かりやすい順へ並べ替えてもらってよいでしょうか」

依頼前に、目的、開始条件、固定する前後関係、並べ替え候補、同時にできる作業、確認元、判断者、戻し方へ分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：まず動かしたらあかん順番へ印を付けたら、AIの案を比べやすいで。

AIには架空の短い手順で並べ替え候補を作ってもらいます。安全、法令、承認、品質確認に関わる順番は、正式手順と担当者が決めます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、固定の練習例「公民館の鍵を開けてから部屋の準備をするまでの手順」です。AIには空欄の型だけを作らせます。実在する顧客情報、認証情報、事故対応、設備の秘密情報、未公開の業務手順はAIへ渡しません。

AIに省略してよい工程、安全な順番、同時実行の可否、承認完了、正式版への採用を判断させません。

4. 実際にやってみる

1. 手順の目的と開始条件を書く

誰が、何を終えるための手順か、どの状態から始めるかを一文にします。

2. 変えてはいけない前後関係へ印を付ける

安全確認のあとに実行する、承認後に公開するなど、理由のある順番を正式資料から確認します。

3. 並べ替えてよい候補を分ける

準備物をまとめる、同じ画面の操作を近づけるなど、順番を変えても結果に影響しないか人が確認します。

4. AIへ候補だけを頼む

固定の練習例「公民館の鍵を開けてから部屋の準備をするまでの手順」を見本に、読みやすい並びを検討する空欄の型を作ってください。
「目的」「固定する順番」「並べ替え候補」「変更した箇所」「要確認」「確認元」の欄を用意してください。
省略してよい工程、安全な順番、同時実行の可否、承認完了を推測しないでください。
各欄は空欄にし、実在の社内手順、工程、顧客情報、認証情報、事故対応、設備の秘密情報は入力しないでください。
各欄の末尾に「承認された手順書・確認者へ戻る」と添えてください。

5. 元手順と一行ずつ比べる

AIが作った空欄の型を承認済みの確認記録へ移し、人が承認された手順書から記入します。追加、削除、移動を色や記号で分け、担当者が正式資料と照合します。元の手順を上書きせず、短い範囲で試します。

5. 完成例

【目的】＿＿（人が一文で記入）
【固定する順番】＿＿（理由のある順番を正式資料から記入）
【並べ替え候補】＿＿（順番を変えても結果に影響しない工程を記入）
【変更案】＿＿（AIが示した並びのうち採用候補を記入）
【要確認】＿＿（動かしてよいか判断できない箇所を記入）
【確認元】＿＿（承認された手順書の名称を記入）

固定する順番は変えず、動かせるか不明な箇所を「要確認」に残しています。

6. 使うときの注意

文章として自然でも、実務では設備の待ち時間、権限、衛生、安全、法令、承認などの理由で順番が固定されている場合があります。

AI案を正式手順へ直接貼り替えず、元版、変更案、確認者、確認日、戻し方を残します。

7. 今日できたこと

• 変えてはいけない順番を先に決められた。
• 並べ替え候補だけをAIへ頼めた。
• 元手順を残して一行ずつ比較できた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：読みやすくなっても、安全の確認が後ろへ動いてへんか最後に見よな。

手順書の作り方は誰でも迷わない形へ整える方法、長いチェックリストは目的・頻度・担当から減らす方法へ進めます。