やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「予定していた行事を中止することになりました。参加申込みをいただいた方へのお知らせ文に悩んでいます」
お知らせは、決まったこと（中止か延期か）、対象の行事と日時、申込者への対応（返金・振替）、未定のこと、問い合わせ先をそろえます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：読む人が知りたいのは「で、私はどうすればええの？」や。そこに先に答えるんが、いちばんのお詫びになる。
AIには架空の条件で文面の型を作ってもらいます。中止の理由や返金の条件は、職場で正式に決まった内容だけを使います。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと架空の行事条件です。申込者の名前や連絡先はAIへ渡しません。
返金の可否・金額・方法をAIに決めさせません。正式決定した内容だけを文面に載せます。
4. 実際にやってみる
1. 決定事項を先に確定する
中止か延期か、延期なら日程は決まっているか、返金や振替はどうするかを、責任者と確認します。
2. AIへ文面の型を頼む
次の架空の条件で、行事の中止のお知らせ文を作ってください。
「中止のお知らせ（結論を最初に）」「対象の行事・日時」「申込みいただいた方への対応」「未定で追ってお知らせすること」「問い合わせ先」の順にしてください。
落ち着いた丁寧な文にし、理由は条件に書かれた範囲だけで、推測や言い訳を足さないでください。
返金や振替の条件を勝手に作らないでください。
【架空の条件】
・行事：架空の体験教室（7月28日開催予定）
・決定：中止（延期はしない）
・理由：会場設備の不具合のため
・申込者対応：参加費は全額返金（方法は後日案内）
・問い合わせ：行事担当まで
3. 結論を最初に置く
タイトルと1行目で「中止」が分かるようにします。読み進めないと結論が分からない文にしません。
4. 未定のことは未定と書く
返金方法などが未定なら「◯日までに改めてご案内します」と期日つきで書きます。
5. 送る前に二人で確認する
日時・返金条件・問い合わせ先を、決定内容と突き合わせてから掲示・送付します。
5. 完成例
【中止のお知らせ】7月28日の体験教室について
7月28日（火）に予定していました体験教室は、
会場設備の不具合のため、中止といたします。
楽しみにしてくださっていた皆さまに、心よりお詫び申し上げます。
・お申込みいただいた参加費は、全額ご返金します
・返金の方法は、7月23日までに改めてご案内します
ご不明な点は、行事担当までお問い合わせください。
近い場面の記事として、会議の日程変更メール例文もあります。
6. 使うときの注意
中止理由は、決まっている事実だけを書きます。安全に関わる理由（事故・災害など）の場合の表現は、責任者の確認を通します。返金は金銭の扱いなので、文面より先に運用（誰が・いつ・どうやって）を確定させます。
7. 今日できたこと
- 結論が最初に分かる形にできた。
- 申込者の「どうすれば」に答えられた。
- 未定のことを期日つきで残せた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：中止の知らせが丁寧やった所は、次の行事もまた選んでもらえるもんやで。