やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「備品の入れ替えで、3社へ見積もりを頼みます。品名と数だけでよいのか、予算まで伝えるのか、相見積もりだと書くのか。条件がばらばらだと比較できないし、失礼にもしたくありません」
比べられる見積もりを受け取るには、各社へ同じ品目・数量・納期・回答期限・含めてほしい費用を渡すことが先です。AIには交渉条件を作らせず、決定済みの事実を読みやすく並べてもらいます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：相見積もりを隠さんでもええで。同じ条件で検討していること、回答期限、含めてほしい費用をまっすぐ伝えよか。
相手の会社名、担当者名、未公開予算、取引履歴はAIへ渡しません。品目や数量も、責任者が承認した依頼条件から転記します。
3. 今日使うAI・道具
- ChatGPT … 決定済みの見積条件を、相手が回答しやすい依頼メールへ整えます。
職場で承認されたAI環境を使います。入力できない条件は「品目A」「数量B」「期限C」の架空記号で型だけ作り、正確な情報は承認されたメール画面で戻します。
4. 実際にやってみる
ステップ1：全社共通の条件をそろえる
目的：事務用備品の入れ替え
品目・仕様：承認済み仕様書から転記
数量：承認済み数量を転記
希望納期：要確認
見積に含める費用：本体、配送、設置、処分
回答期限：責任者承認済みの日付
相見積もり：実施していることを伝える
ステップ2：依頼文を作る
次の決定済み条件だけを使い、見積もり依頼メールの下書きを作ってください。 件名、依頼目的、品目・数量・仕様、見積に含めてほしい費用、希望納期、回答期限、相見積もりであること、連絡先の順にしてください。 メモにない予算、値引き要求、競合情報、取引条件を足さないでください。 未確定の箇所は「要確認」としてください。
【決定済み条件】（ここに貼る）
ステップ3：同じ条件か横に並べる
送信前に、全社のメールで品目・数量・仕様・費用範囲・期限が一致しているか確認します。受領後は比較表の記事で、価格だけでなく条件の違いを整理できます。
依頼書や仕様書には版番号と発行日を付けます。送信後に条件を変えた場合は、変更点と新しい回答期限を同じ対象へ知らせ、どの版への見積もりか分かるようにします。
ステップ4：受領条件と質問の窓口をそろえる
見積書の有効期限、納品条件、支払い条件、追加費用の扱いが分からない場合は、比較前に質問します。各社から条件変更の連絡が来たら、口頭だけで済ませずメールや承認済みの記録へ残し、比較表にも反映します。
ある会社から受けた質問が共通条件の不足を示していた場合は、他社にも同じ補足を送ります。ただし、会社ごとの提案内容や価格、担当者の連絡先を別の会社へ共有しません。
5. 完成例
件名：事務用備品のお見積もりのお願い
お世話になっております。
事務用備品の入れ替えを検討しており、下記条件でお見積もりをお願いいたします。
・品目・仕様：要記入
・数量：要記入
・見積に含めていただきたい費用：本体、配送、設置、処分
・希望納期：要確認
・回答期限：要記入
本件は複数社へ同条件でお見積もりをお願いしています。
ご不明な点がございましたら、要記入の連絡先までお願いいたします。
海外の業者へ依頼する場合は、条件をそろえた日本語版を先に固めます。そのうえで英語メール返信の手順で英文化と確認を分けてください。
6. 使う前に確認したいこと
見積依頼は契約ではありませんが、仕様・納期・費用範囲の書き方が後の認識差につながります。発注権限、契約手続、法令や社内規程は責任者が確認します。採用しなかった相手にも結果を連絡し、断り文はお断りの連絡記事で整えます。
見積書へ機密情報や個人情報を含める必要がある場合は、送付方法と閲覧者を先に確認します。AIへ見積書そのものを渡さず、比較に必要な項目を記号化したメモで型だけ整えます。
採用後は、見積番号・承認記録・発注書が同じ条件を指しているかを確認します。見積もりを受け取っただけで発注済みと扱わず、正式な発注権限と手続きへ戻します。
7. 今日できたこと
- 全社へ同じ条件で見積もりを依頼できた。
- AIに予算や値引き条件を作らせない線を引けた。
- 依頼から比較、不採用連絡までの流れを用意できた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：同じ条件で頼んで、決まったら結果を返す。派手やないけど、その誠実さが次も相談できる関係を作るんやで。