やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「お世話になった取引先に半年も連絡できていません。今さら何と書き出せばいいのか分からず、余計に連絡できずにいます」
書き出しの型は、短いご無沙汰のあいさつ（お詫びは一言）、こちらの近況をひとこと、用件を正直にの順です。長いお詫びや言い訳は要りません。
2. 大丈夫です
ほー先輩：相手がどう感じるかは決めつけられへん。分かる事実と今回の用件だけ、短う整えよ。
AIには重くならない文面の型を作ってもらいます。空いた期間や関係性は、事実のとおりに条件へ入れます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと架空の条件です。相手の名前や会社名はAIへ渡しません。
相手の状況（忙しいだろう等）を決めつける文をAIに書かせません。分からないことは書かないのが礼儀です。
4. 実際にやってみる
1. 用件を正直に決める
「近況伺いだけ」か「相談したいことがある」かを分けます。用件がある場合は、近況伺いだけに見せず、相手が読む前に分かる形で短く書きます。
2. AIへ文面の型を頼む
しばらく連絡が空いた取引先への再連絡メールを作ってください。
構成は「ご無沙汰のあいさつ（お詫びは一言だけ・言い訳は書かない）」「こちらの近況をひとこと」「用件」「結び（相手の都合を尊重する一言）」の順にしてください。
謝罪の長さや相手の反応に正解を置かず、事実だけの短い案にしてください。
相手の状況を推測して書かないでください。
返信を急かさず、断る・返信しない選択を妨げない結びにしてください。
【架空の条件】
・空いた期間：半年ほど
・近況：新しいサービスを始めて忙しくしていた
・用件：以前話した件を、改めて相談したい
3. お詫びが長くなっていないか見る
お詫びと言い訳が長くなっていないか確認します。謝罪が必要な関係・事情では、定型の一言で済ませず、職場の担当者と内容を確認します。
4. 相手の都合を尊重する結びにする
返信期限がないなら「ご都合が合わない場合は、ご返信には及びません」など選べる余白を残します。期限が必要なら、その理由と日付を明記し、相手の都合を決めつけません。
5. 宛先・関係・用件を確認してから送る
担当交代・退職・移転・取引終了がないか、手元の正式な記録で宛先を確かめます。営業・勧誘・契約・金銭に関わる用件は、職場の承認と送信経路も確認します。
5. 完成例
◯◯様
ご無沙汰しております。△△の（自分の名前）です。
長らくご連絡できず、申し訳ありません。
こちらは今年から新しいサービスを始め、
おかげさまで忙しくしております。
本日は、以前お話しした件について、
改めてご相談したくご連絡いたしました。
ご都合が合わない場合は、ご返信には及びません。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
近い場面の記事として、事務所移転のお知らせの書き方もあります。
6. 使うときの注意
空いた期間に担当交代・退職・移転・取引終了などがあり得ます。古い名刺や過去メールだけで送信せず、職場で確認できる記録を使います。返信がないことを同意や拒否と決めつけず、再連絡の必要性・回数・経路を職場で確認します。相手の健康・家庭・慶弔を推測して書きません。
7. 今日できたこと
- お詫びの長さを関係と事情に合わせて確認できた。
- 用件を正直に書けた。
- 宛先と送信経路を確かめ、返信を急かさない結びにできた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：送信ボタンより先に、いま送る相手・用件・経路で合うかを確かめる。その一呼吸も仕事やで。