やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「採用担当になりました。応募者の履歴書をどこに保管して、誰まで見ていいのか、不採用の方の分をいつまで持っていていいのか、不安です」
確認するのは、利用目的と案内、受領経路、閲覧権限、複製・持ち出し、保管、選考後の返却・消去、記録です。保存期間や返却方法をAIや担当者一人で決めず、採用方針・個人情報管理責任者・公式情報へ戻します。
2. 大丈夫です
ほー先輩：受け取る前に、何に使って、その後どうするかまで応募者へ見えるようにしよな。
AIには預かりの流れの型を作ってもらいます。保管期間などの正確な要件は、公式情報や社労士・商工会議所などへの確認が正です。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと架空の条件です。実在の応募者名、住所、連絡先、経歴、写真、健康・家族等の情報、評価、応募書類、管理番号はAIへ渡しません。
応募書類は保管しているだけでも個人情報の利用に当たり得ます。募集時に利用目的、共同利用や委託の有無、返却・消去の方針、問い合わせ先を応募者が確認できる状態にし、実際の扱いと一致させます。
4. 実際にやってみる
1. AIへ預かりの流れの型を頼む
実在の応募者情報を使わず、応募書類の取扱い確認票の型を作ってください。
項目は「利用目的と応募者への案内」「受領経路と受領記録」「紙・メール・採用システムの保管先」「閲覧できる役割」「複製・印刷・持ち出し」「委託・共同利用」「選考状況」「返却・消去の条件と承認者」「実行日・方法・記録」「問い合わせ・事故報告先」にしてください。
保存期間、返却義務、消去方法、法令適合をAIで決めないでください。
2. 受領経路ごとに所在を記録する
郵送、持参、メール、採用システムごとに、受領担当、移動先、原本・添付・ダウンロード・印刷物の所在を記録します。受信箱やダウンロードフォルダ、複合機に残る写しも対象です。
3. 閲覧・複製・持ち出しを必要な役割に限る
個人名の列挙ではなく、採用担当・面接責任者など必要な役割と期間を決めます。私物端末・個人クラウド・私用メールへ移さず、印刷・コピー・画面共有を増やすときも承認と回収先を確認します。
4. 選考後の返却・消去を募集時の案内と照合する
ハローワークの求人者向け案内は、不採用者の応募書類を選考終了後速やかに返却するよう求め、返却できない場合は返却しないことと廃棄方法をあらかじめ説明するよう案内しています。一方、個人情報保護委員会のFAQは、個人情報保護法上の返却義務はないと説明しています。募集時の案内、利用目的、必要性、職場規程、応募経路の条件を責任者が照合して決めます。
5. 実行と例外を記録する
返却・消去の対象、承認、実行日、方法、実行者、未完了の理由、再確認日を所定の台帳へ記録します。返送不能、係争・監査・保存指示、誤送付、紛失などは自己判断せず正式窓口へ報告します。台帳自体の閲覧権限と保存期間も確認します。
5. 完成例
【架空の応募書類の扱いメモ】
利用目的・案内：採用選考／返却・消去方針／問い合わせ先を確認
受領：架空管理記号／経路／受領担当／保管先
閲覧：必要な役割と期間を責任者が承認
複製：印刷・コピー・ダウンロードの有無と回収先
選考後：募集時の案内・規程・必要性を照合
返却・消去：対象／承認者／実行者／日付／方法／未完了理由
事故・例外：個人情報管理責任者へ報告
6. 使うときの注意
採用者の応募書類を人事記録へ移す場合も、採用選考時の扱いをそのまま無期限に続けず、雇用管理上の利用目的・保存・閲覧権限へ切り替えて確認します。応募書類の紛失、誤送信、無断閲覧、目的外利用が疑われるときは、作業を止めて個人情報管理責任者へ報告します。
7. 今日できたこと
- 利用目的・案内・受領経路から確認できた。
- 紙・電子・複製の閲覧と所在を整理できた。
- 返却・消去の承認、実行、例外を記録へつなげられた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：選考が終わった後も、返したか消したか分かる所までが書類管理やで。