AIへ入力する前に、目的・データ・環境の許可を確認する

1. 今日の相談

「お客様への案内文をAIに直してもらいたいのですが、実名や金額が入った文章をそのまま貼っていいのか、いつも手が止まります」

その手前で止まるのは大切です。最初に、何の目的で使うか、どのデータを入れるか、どの端末・アカウント・サービスを使うかの三つを分けて確認します。

名前だけを伏せても、日時や所属、出来事の組み合わせから相手が分かることがあります。置き換えは安全を保証する操作ではありません。

2. 大丈夫です

ほー先輩：手が止まったら、まず「職場で使ってよいか」「この内容を外部サービスへ送ってよいか」を確かめよ。

ダミー置換は、許可されていない実データを入力可へ変える操作ではありません。情報量や職場の手順によって必要な時間は変わるため、速さより三つの許可を優先します。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、入力可否を整理する紙（または職場で承認されたメモ）です。

職場がAIサービスを認めていても、顧客データ・人事情報・未公開資料等をその目的で入力できるとは限りません。迷う場合は入力せず、情報管理担当・責任者へ確認します。

4. 実際にやってみる

1. 利用ルールと入力範囲を確認する

職場で利用を認めたサービスか、入力データの取扱いを確認したか、個人情報・機密情報を入力してよいかを責任者へ確認します。認められていない場合は入力しません。

2. 目的・データ・環境を分ける

「文章を整えるため」「顧客名を含む案内文」「個人アカウントの外部AI」のように三つを書き分けます。一つでも許可が不明なら、実データを入力しません。

3. 入力可否の確認表だけを作る

AIへ入力する前の確認表を作ってください。
列は「利用目的」「データの種類」「利用環境」「各確認者」「許可状態」「入力しない情報」「代替手段」にしてください。
実在情報は入力せず、状態は「許可済み／禁止／未確認」で示してください。
未確認を許可済みに変えず、最後に「三つが許可済みになるまで実データを入力しない」と添えてください。

4. 実在情報との対応表を作らない

架空例の練習に、実在情報とダミーの対応表は不要です。実務上どうしても対応表が必要なら、職場の正式手順・保存先・アクセス権・削除時期に従い、AI工程から外します。

5. 架空条件で相談し、出力を下書きとして扱う

「人物Aへの架空の金額変更案内（1,000円→1,200円）を、確認事項が分かる文面にしてください」のように、実在しない条件で型を作ります。置き換え方によって文脈や出力は変わるため、元の事実・制度・金額と人が照合します。

実務文へ反映するときは、検索機能だけの一括置換に頼らず、宛先・事実・数字・ダミーの残存を一項目ずつ確認します。

5. 完成例

【AI入力前の確認表】
利用目的：案内文の文型練習
データ：実務と無関係な架空例だけ
環境：職場指定アカウント
許可状態：目的／データ／環境を各確認
未確認時：紙または承認済み文書で作業
入力しない：実名、連絡先、識別番号、認証、要配慮情報、未公開情報

近い場面の記事として、AIに個人情報を入力しないためにもあります。

6. 使うときの注意

置き換えても、文章の内容そのものから相手が特定できる場合があります。単に名前を記号へ変えただけで、法律上の匿名加工情報になったと判断しません。個人情報保護委員会は、生成AIへ個人情報を入力する場合、利用目的の範囲やサービス提供者による取扱いなどを確認するよう注意喚起しています（生成AIサービスの利用に関する注意喚起）。

パスワード、認証コード、秘密鍵、未公開情報、要配慮情報、職場が入力を禁じる情報は、置き換え表の有無にかかわらず入力しません。迷った場合は責任者・情報管理担当へ確認します。

7. 今日できたこと

• 職場のAI利用ルールと入力可能な範囲を確認できた。
• 利用目的・データ・環境の三つを分けて確認できた。
• 架空条件で作った下書きを、元資料と人が照合する流れを用意できた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：名前をAさんに変えても、入力の許可にはならへんで。目的・データ・環境の三つがそろうまで、架空例だけにしよな。