やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「パソコンが壊れたら大事なファイルが全部消えると聞いて不安です。バックアップをしたことがなく、何から始めればいいか分かりません」
まず、失うと困るファイル、職場で認められた保存先、実施間隔、復元を確認する担当を決めます。重要データは、運用データとバックアップを分け、異なる媒体や離れた場所も職場で検討します。
2. 大丈夫です
ほー先輩：まず守るデータと確認先を決めよ。保存先を増やす前に、職場で使ってええ場所か確かめるんやで。
AIには、自分の状況に合わせた計画を相談します。ファイルの中身は渡さず、種類だけ伝えます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、職場で利用を認められた保存先です。外づけストレージ、サーバー、クラウドなど、使える場所と管理方法を担当者へ確認します。
職場のパソコンと業務データは、職場のバックアップルールが最優先です。勝手に個人のクラウドへ複製すると規則違反になることがあるため、必ず確認してから行います。
4. 実際にやってみる
1. 失うと困るファイルを選ぶ
業務継続や保存義務に関わるデータを担当者と確認し、優先順位を決めます。個人の判断だけで保存対象から外しません。
2. AIへ計画を相談する
パソコンのバックアップを初めて作ります。無理のない計画を教えてください。
・守りたいのは3種類：仕事の書類のフォルダー／写真／住所録（中身は渡しません）
・職場で認められた保存先を使う
・異なる媒体と離れた場所へ複製する考え方を初心者向けに
・更新頻度と失ってよい期間から、実施間隔を担当者が決めるための確認項目
・複製後に、権限のある担当者が復元できるか試す確認項目
専門用語を使わずお願いします。
3. 承認された方法で複製する
職場の手順に従って複製し、元データと複製先を区別して記録します。同期サービスは削除や上書きも同期する場合があるため、バックアップとして使える仕様か公式情報で確認します。
4. 実施間隔を決める
データの更新頻度と、障害時にどの時点まで戻す必要があるかから間隔を決めます。月1回と一律にせず、必要なら自動化や複数世代の保存を担当者へ相談します。
5. 復元できるか確かめる
権限のある担当者が、影響のないテスト用データで復元手順を確認します。外づけ媒体は必要時だけ接続する運用や、離れた場所での保管も検討します。
5. 完成例
【架空のバックアップ計画メモ】
対象：職場で確認した重要データ
運用データ：承認された業務用保存先
バックアップ1：種類の異なる承認済み媒体
バックアップ2：職場が指定した離れた保管先
間隔・世代：更新頻度と復旧条件から担当者が決定
確認：テスト用データで復元手順を確認
記録：実施日・確認者・結果・次回確認日
近い場面の記事として、プロンプトを保存して使い回すもあります。
6. 使うときの注意
保存先ごとに、故障・紛失・誤削除・ランサムウェア・サービス停止などのリスクが異なります。IPAは重要データについて、運用データ1つとバックアップ2つ、2種類の媒体、1つは異なる場所に置く「3-2-1ルール」を案内しています（IPA「日常における情報セキュリティ対策」）。実際の保存先・暗号化・アクセス権・持ち出し・廃棄は職場の規程と担当者の指示に従います。
7. 今日できたこと
- 守るデータと必要な復旧条件を確認できた。
- 職場で認められた保存先と担当を決められた。
- 実施間隔・世代・復元確認を計画に入れられた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：複製を置いて終わりやない。戻せるかを試し、実施日と確認者を残して、職場の仕組みにしていこ。