やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「共有プリンターに、誰のものか分からない印刷物があります。個人情報が含まれるかもしれず、どう扱えばよいですか」
出力可否、出力先、認証・保留印刷、出力者の回収、放置書類に触れる権限、保管・廃棄、事故報告へ分けます。拾った人が内容を読んだり本人の机へ配ったりせず、正式な管理担当へ渡します。
2. 大丈夫です
ほー先輩：善意で届ける前に、見てよい紙か、動かしてよい人かを確認しよ。
AIには実在書類や機器設定を渡さず、架空条件で運用表の型だけを頼みます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPT、職場の情報管理・印刷・廃棄・事故対応手順、プリンターの公式説明書です。文書内容、氏名、印刷履歴、機器名、ネットワーク、認証方法はAIへ渡しません。
4. 実際にやってみる
1. 出力前の確認を分ける
その文書を印刷してよいか、承認された出力先か、認証・保留印刷を使うか、出力者が回収できる状態かを確認します。
2. AIへ運用表の型を頼む
架空条件だけを使い、共有プリンターの印刷物管理表の型を作ってください。
「出力可否」「出力先」「認証・保留印刷」「出力者の回収」
「放置書類に触れる権限」「保管・廃棄」「事故報告」
「管理担当」「確認日・更新担当」「要確認」に分けてください。
保管期間、廃棄方法、本人への返却、裏紙利用、安全性を推測しないでください。
実在文書、氏名、印刷履歴、機器名、ネットワーク、認証方法を入力する欄は作らないでください。
3. 放置書類の扱いを管理担当へ戻す
持ち主確認のために内容を読まず、無断で机へ届けたり一般保管箱へ移したりしません。職場が定めた管理担当・報告先へ連絡します。
4. 保管・廃棄・裏紙利用を一律に決めない
「夕方回収」「1週間保管」「シュレッダー」「裏紙可否」などは、文書区分、法令・業種、契約、職場規程で異なります。AIの案で固定しません。
5. 事故の可能性を記録・報告する
権限のない人が閲覧した、紛失した、誤った出力先へ送った可能性がある場合は、自己判断で回収して終えず、正式な事故対応へ報告します。
5. 完成例
【架空の共有プリンター運用確認表】
出力可否：【職場で確認】
出力先：【職場で確認】
認証・保留印刷：【公式説明書・管理担当へ確認】
出力者の回収：【職場で確認】
放置書類に触れる権限：【職場で確認】
保管・廃棄：【文書区分ごとの正式手順】
事故報告：【正式な連絡先】
管理担当：【空欄】
確認日・更新担当：【空欄】
要確認：【空欄】
近い場面の記事として、職場のコピー用紙の節約もあります。
6. 使うときの注意
個人情報保護委員会の通則ガイドラインは、個人データを扱う書類等の盗難・紛失防止を含む物理的安全管理措置を示しています。具体策は扱う情報、区域、組織の規程で異なります。個人情報保護法ガイドライン（通則編）と職場の責任者へ確認します。FAX受信文書を同じ扱いにするかも自動で決めません。
7. 今日できたこと
- 出力可否・出力先・回収者を分けられた。
- 放置書類を扱える権限と管理担当を確認できた。
- 保管・廃棄・事故報告を正式手順へ戻せた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：紙を片づけるより、情報を正しい人へ戻す。そこまでが印刷の管理やで。