やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「進捗を報告してくださいと言われると、やった作業を最初から全部書いてしまいます。長いのに、順調なのか遅れているのか伝わりません」
進捗報告で読み手が知りたいのは、作業の量よりもいまどこまで終わり、何が残り、次にいつ動くかです。
今日は、完了・未完了・止まっている理由・次の行動・次の確認日に分けます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：途中の報告やから、完成した話ばっかりでなくてええ。止まってる所を早めに見せるほうが、仕事は前へ進むで。
進んでいない項目を書くことは、失敗を認めることではありません。確認待ち、材料待ち、判断待ちを分けておけば、誰が動けばよいか分かります。
「順調です」「対応中です」だけで終えず、元記録で確認できる現在地へ戻します。
3. 今日使うAI・道具
使うのは、予定表、タスク一覧、送信履歴、承認記録、作業メモです。AIは、実際の案件情報を含まない空の進捗報告様式を作る用途に限ります。
次の情報はAIへ入力しません。
- 実在する顧客名、担当者名、連絡先
- 未公開の案件名、予算、契約、納期
- 実際の遅れ、障害、責任の判断
- 人事評価、健康状態、家庭事情
実際の進捗は、人が元記録から様式へ記入します。
4. 実際にやってみる
1. 完了したことを、確認できる単位で書く
「資料を進めた」ではなく、「構成案を作成し、8月16日に確認依頼を送った」のように、完了した動作と日付を分けます。
成果物がある場合は、正式な保存場所と版を確認します。報告だけを完成記録にしません。
2. 未完了を、現在地と残りへ分ける
「作業中」だけでは位置が分かりません。「全5項目のうち3項目を確認済み。残り2項目」のように、元記録で数えられる範囲を使います。
総数が分からない場合は、進捗率を作りません。「確認済み：3項目／総数：要確認」と残します。
3. 止まっている理由を、待ち先と日付で書く
「相手の返事待ち」ではなく、「確認事項を8月15日に送付。回答待ち。次の確認は8月18日」のようにします。
遅れの原因や責任を推測せず、確認できた事実と次の確認日を分けます。
4. 次の行動を一つ置く
次に自分がすること、相手にお願いしたいこと、判断が必要なことを混ぜません。
【自分の次の行動】残り2項目を元資料と照合する
【お願い】公開範囲を確認してほしい
【判断してほしいこと】案A・案Bのどちらで進めるか
5. AIへ空の様式だけを頼む
実際の案件情報を入力せずに使える、短い進捗報告の空の様式を作ってください。
見出しは「目的」「完了」「未完了」「止まっている理由」「次の行動」「相談」「次の確認日」とします。
進捗率、成果、原因、担当、期限を推測せず、未確認は「要確認」と残してください。
できた様式を職場で承認された場所へ移し、人が元記録から記入します。
5. 完成例
以下は実在の仕事と無関係な架空例です。
【目的】店内案内の更新準備
【完了】
・掲載項目5件を一覧化
・うち3件を元資料と照合（8月16日）
【未完了】
・残り2件の営業時間を確認中
【止まっている理由】
・確認先へ8月16日に問い合わせ済み。回答待ち
【次の行動】
・回答を受けた項目から表示案へ反映
【相談】
・回答が8月18日までにない場合、未確認表示で先に共有してよいか
【次の確認日】
・8月18日 10:00
メールで短く伝える例
件名：店内案内更新の進捗（8月16日時点）
5項目のうち3項目を確認済みです。
残り2項目は確認先へ問い合わせており、8月18日10時に状況を再確認します。
同日までに回答がない場合の共有方法について、ご判断をお願いします。
遅れが出た場合の例
予定していた確認は未完了です。
8月16日時点で必要資料1点が未着のため、受領後に確認を再開します。
受領見込みは要確認です。8月17日15時に、資料の到着状況を再確認します。
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毎週の定期報告なら週報の書き方と例文、納期に遅れが出た連絡なら納期遅れの連絡を事実・見込み・次の報告で書く方法へ進んでください。
6. 使うときの注意
進捗率は、総数と完了条件が決まっている場合だけ使います。「半分くらい」「ほぼ完了」を、AIに数字へ変えさせません。
止まっている理由に人の評価や推測を混ぜず、確認依頼を送った日、待っている材料、次に確認する日を書きます。
進捗報告で決まった担当や期限は、正式なタスク管理や予定表へ戻します。報告文だけを正本にしません。
7. 今日できたこと
- 完了と未完了を分けられた。
- 進捗率を作らず、確認できる現在地を書けた。
- 止まっている理由と次の確認日を残せた。
- 読む人に判断してほしいことを一つに絞れた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：進捗報告は「こんだけやりました」より、「ここまで来て、次はこれ」が伝わったら成功やで。