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お客様要望の引き継ぎテンプレ
要望を、その場でできる、担当確認、できないと確認済み、折り返し、要確認へ分ける型です。
コピーして使えます
固定の練習例「公民館の受付で『次回も同じ部屋を使いたい』と言われた」を見本に、接客の引き継ぎメモの空の型を作ってください。
「その場でできる」「担当確認が必要」「できないと確認済み」「折り返す内容」「要確認」に分けてください。
相手の感情、意図、責任、対応可否を推測しないでください。
メモにない約束、期限、返金、例外を付け足さないでください。
各欄は空欄にし、実際の職場ルール、顧客情報、要望、苦情、注文情報は入力しないでください。
各欄の末尾に「職場の正式ルール・担当者へ戻る」と添えてください。
使い方
- 上のテンプレをコピーします。
- 実際の顧客情報や要望を仮名化して渡さず、架空例だけで空の型を作ります。
- 空の型を正式な受付票・顧客管理へ移し、実要望は正本から人が記入します。
- 要望、質問、困っている事実を一件ずつ別の行へ分けます。
- 対応できるもの、担当確認が必要なもの、できないと正式に確認済みのものへ分けます。
- 「必ず対応」「今日中に回答」など、確認していない約束や期限は付け足しません。
- 回答担当、確認方法、連絡時期を人が決めます。
ほー先輩：分からんことを要確認のまま渡すんも、正確な引き継ぎやで。
⚠️ 緊急、安全、差別、暴力、個人情報、重大な苦情が関わる場合は、職場の正式な報告・対応手順を優先してください。
やさしいAI仕事術