やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「お客様からいくつか要望を受けました。その場で答えられない内容を、次の担当へ漏れなく渡したいです」
要望を、その場でできる、担当確認が必要、できない、折り返す内容、記録場所へ分けます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：即答できへんことは、確認する約束までにとどめたらええで。
結論を急がず、分かっている状態を分けるだけで、勝手な約束や伝言の抜けを減らせます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、実務と無関係な架空メモです。実際の氏名・連絡先・注文番号・日時・場所を架空へ置き換えて渡すのではなく、空の引き継ぎ型だけを架空例で作ります。
実際の要望、苦情原文、健康、家庭、決済、契約等は正式な受付票・顧客管理・報告手順の中で扱います。対応可否、返金、例外、優先順位、折り返し期限は職場の担当者が判断します。
4. 実際にやってみる
1. 要望を一件ずつ分ける
一つの文にまとめず、要望、質問、困っている事実を別の行へ置きます。
2. 現在の状態を付ける
正式ルールで対応できるもの、担当確認が必要なもの、できないと確認済みのものへ分けます。
3. 約束していないことを残す
「必ず対応」「今日中に回答」など、確認していない約束を付け足しません。
4. AIへ空の引き継ぎ型を頼む
次の実務と無関係な架空メモから、接客の引き継ぎメモの空の型を作ってください。
「その場でできる」「担当確認が必要」「できないと確認済み」「折り返す内容」「要確認」に分けてください。
相手の感情、意図、責任、対応可否を推測しないでください。
メモにない約束、期限、返金、例外を付け足さないでください。
5. 正式記録の中で次の担当と読み合わせる
空の型だけを正式な記録へ移します。実際の要望は受付票等の正本から人が記入し、誰が何を確認し、どの方法で回答するかを決めます。
5. 完成例
【その場でできる】案内資料の場所を伝える
【担当確認が必要】別の受け取り方法が使えるか
【できないと確認済み】要確認：正式ルールへ戻って確認
【折り返す内容】受け取り方法の可否
【要確認】回答担当と連絡時期
完成例は架空です。実際の接客記録と混ぜず、できないことが確認できていない欄は正式ルールへ戻って要確認のまま残します。
6. 使うときの注意
緊急、安全、差別、暴力、個人情報、重大な苦情が関わる場合は、このメモより職場の正式な報告・対応手順を優先します。
7. 今日できたこと
- 複数の要望を一件ずつ分けられた。
- 確認前の約束を付け足さずに済んだ。
- 次の担当が確認する内容を残せた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：答えを作るより、次の人が正しく確かめられるメモを残そな。
その場で即答しない対応は確認して折り返す手順、強い問い合わせは事実と要望の整理へ進めます。