やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「電話が、ほんとうに苦手なんです。かける前は『あれとこれを聞こう』と思ってるのに、相手が出た瞬間に頭が真っ白。とりあえず一つ目の用件だけ話して切って、『あっ、納期のこと聞くの忘れた…』って気づくのは、いつも切ったあとなんです。かけ直すのも気まずくて」
電話では、その場で聞き取りながら考えて答えることが負担になる場合があります。性格や能力だけの問題と決めつけず、職場の手順と、自分が確認・回答してよい範囲を先に確かめます。
今日やるのは、正式な注文書・受付票・顧客台帳等から「話すことメモ」を作ることです。AIを使うなら、実際の相手や案件を入れず、架空例で順番の型だけを作ります。
2. 大丈夫です
ほー先輩：電話が苦手なんは、恥ずかしいことやないで。職場の決まった台本や確認表があるなら、それを先に見よ。かける前に3つの見取り図を作って、見ながら話してええんやで。
話すことメモは、長い台本にせず、この記事では次の3つへ整理します。職場に指定項目がある場合は、そちらを優先します。
- 目的——何のためにかけるか（ひとこと）
- 確認したいこと——聞きたいこと・伝えたいこと（箇条書き）
- 次の行動——電話のあと、どちらが何をするか
この3つは、話す順番を見失ったときに戻るための見取り図です。切る前にメモを見直し、確認できなかった項目は推測で埋めず、次の確認先と連絡方法を決めます。
3. 今日使うAI・道具
今日使うのは1つだけです。
- ChatGPT … 実際の電話用件を含まない架空例から、「目的・確認したいこと・次の行動」の空の型を作る場合に使います。
相手の氏名・会社・顧客・案件・連絡先・数量・金額・具体的な日時や場所・これまでのやり取りはAIへ入力しません。電話番号や用件は正式な記録から直接確認します。
4. 実際にやってみる
ステップ1：架空例で空の型を作る
実際の相手や注文とは関係のない架空例を使います。
公民館へ電話
町内読書会で使う会議室の空きを確認
土曜の午後を希望
椅子を借りられるかは未確認
この例は実務と無関係な固定の練習例です。実際の曖昧な用件はAIへ入れず、注文書・受付票・案内メール等の正式記録へ戻ります。
ステップ2：ChatGPTに、架空例で頼む
次は、電話メモの型を作るための架空の走り書きです。 「目的」「確認したいこと」「次の行動」の3つに整理して、話すことメモを作ってください。 確認したいことは、聞きやすい順番の箇条書きにしてください。 走り書きにない用件は、付け足さないでください。 曖昧なメモ（「〜だったような」）は、「確認したいこと」に質問の形で入れてください。
（ここに、実務と無関係な架空の走り書きを貼る）
ステップ3：正式記録から手元のメモへ転記する
AIが作った空の型を紙や職場で承認された記録へ移し、実際の氏名・連絡先・用件・数量・期限は正式な記録から人が書きます。発信前に、相手先と電話番号、用件、権限、伝えてよい範囲を照合します。
電話中は手元のメモを見て、分からないことを推測で答えません。終わる前に相手と復唱し、電話のあとは決まったことを正式な記録へ残します。
ほー先輩：メモがあっても聞き漏れは起こるで。終わる前に相手と復唱して、分からん所は「確認して折り返します」と残そな。
5. 完成例
架空の内容で見てみましょう。
ビフォー（走り書き）
公民館へ電話
町内読書会で使う会議室の空きを確認
土曜の午後を希望
椅子を借りられるかは未確認
アフター（ChatGPTが整理した話すことメモ）
【目的】
町内読書会で使う会議室の空き状況の確認
【確認したいこと】
□ 土曜の午後に空いている時間帯はあるか
□ 利用申込みに必要な手続きは何か
□ 椅子を借りられるか（未確認）
【次の行動】
要確認：申込み方法と、電話のあとに確認すること
固定の練習例が、上から確認できる空欄型になりました。椅子の件は、借りられると決めつけず質問として残しています。実際の電話では、AI画面へ氏名・番号・用件を戻さず、正式記録から手元の承認済みメモへ人が記入します。
6. 電話をかける前の確認
相手の名前、用件、数量、日付を元の注文書やメールと照合します。電話番号はAIへ渡さず、正式な連絡先から確認します。
メモにない回答や約束が加わっていたら削ります。曖昧なことは、決めつけた文ではなく「〇〇で合っていますか」という質問の形へ戻します。
AI画面では実名を戻さず、電話の直前に紙のメモや職場で承認された記録へ必要な情報だけを書きます。メモの形はAI、中身の事実と通話の判断は人です。
7. 今日できたこと
- 架空例で「目的・確認したいこと・次の行動」の空の型を作れた。
- 実際の用件と連絡先を正式な記録から手元へ転記できた。
- 電話の終わりに復唱し、決まったことを正式な記録へ残す手順を確認できた。
次の電話では、かける前に職場の手順・正式記録・自分の権限を確認し、三つの見取り図を手元に置きます。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：電話で困る理由を、性格だけのせいにせんでええよ。職場の手順を見て、三つの見取り図を作って、分からんことは確認に戻す。話し方より、確認できる準備を手元に置こな。