やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「電話で聞いた折り返し先の番号を一桁書き間違えて、かけ直せなくなったことがあります。聞き返すのも失礼な気がして、つい曖昧なまま切ってしまいます」
聞き取れない内容を曖昧なまま進めず、丁寧に聞き返して復唱することが確認の基本です。職場の電話対応ルールに沿った言い回しを用意します。
2. 大丈夫です
ほー先輩：聞き取りにくいときは、無理に分かったふりをせんでええ。聞き返しと復唱の順番を決めとこ。
AIには、場面別の復唱フレーズと電話メモの型を作ってもらいます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、電話の横に置くメモ用紙です。
実際のお客様の名前や番号は、AIへ渡しません。フレーズ集はすべて架空の例で作ります。
4. 実際にやってみる
1. AIへフレーズ集を頼む
職場の電話対応で使う「復唱・確認フレーズ集」を作ってください。場面は次の五つです。
・電話番号を復唱する（数字を区切って読む例つき）
・名前の漢字を確認する（「どのような字を書きますか」の丁寧な言い方）
・日時を復唱する（曜日もあわせて言う例）
・聞き取れなかったとき、もう一度お願いする言い方
・電波や周囲の音で聞き取りにくいときの伝え方
名前や番号はすべて架空の例にしてください。押しつけがましくない、自然な言い回しでお願いします。
2. 番号は「区切り復唱」にする
番号は実在し得る数字を例にせず、「ゼロエックスゼロの、エックスエックスエックスエックスの、エックスエックスエックスエックス、でよろしいでしょうか」のような伏せ字で練習します。実際の電話では、聞いた数字を区切って復唱します。
3. 日時は曜日をセットで
「明日」「来週の水曜」だけで済ませず、「◯月◯日（◯曜日）の14時ですね」と日付と曜日を両方復唱します。送信や登録の前に、日付と曜日がカレンダーで一致するかも確認します。
4. 電話メモの型を横に置く
「日時・相手の名前・用件・折り返し先・対応期限」の5項目を印刷して電話の横へ。埋める欄を決めておくと、確認すべき項目をそろえやすくなります。
5. 声に出して練習する
フレーズ集は、職場の研修や申し送りで一度声に出して練習します。言いにくい箇所があれば、職場で使いやすい表現へ直します。
5. 完成例
【架空の復唱フレーズ集（抜粋）】
番号確認：
「復唱いたします。ゼロエックスゼロの、エックスエックスエックスエックスの、
エックスエックスエックスエックス、でよろしいでしょうか」
名前の漢字：
「恐れ入ります、サトウ様は、佐藤の藤の字で
よろしいでしょうか」
聞き返し：
「恐れ入ります、お電話が少々遠いようでして、
もう一度おっしゃっていただけますか」
日時：
「◯月◯日（◯曜日）の14時、承りました」
近い場面の記事として、電話の切り方のマナーもあります。
6. 使うときの注意
聞き取った内容に自信がなければ、切る前にもう一度確認します。最後に「それでは、◯◯の件、◯日にご連絡いたします」と要点をまとめ、相手の返答を待ちます。電話メモに書いた個人の連絡先は、職場の保存期間と方法に従って管理・処分します。
7. 今日できたこと
- 丁寧に聞き返して復唱するフレーズを用意した。
- 場面別の確認フレーズが揃った。
- 電話メモの確認項目をそろえた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：聞き取れへんときは、丁寧にもう一度お願いしてええ。確認できた内容を復唱してから次へ進もな。