共有カレンダーの予定を、件名・場所・持ち物が一目で分かる書き方にそろえる

1. 今日の相談

「職場の共有カレンダーの予定が『打合せ』とだけ書かれていて、結局本人に聞かないと分かりません」

書き方の型は三つです。件名の型（相手・用件・場所）、持ち物や準備の書き添え、仮の予定の印。これで聞き直しを減らせます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：ルールを長う作ると誰も守らへん。まず「件名に3つ入れる」だけ決めたら、ぐっと読みやすうなるで。

AIには件名の型と記入例を作ってもらいます。顧客名の書き方（フルネームは避ける等）は職場の情報の扱いに合わせます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと架空の条件です。実際の顧客名や案件名はAIへ渡しません。

共有カレンダーに書いてよい情報の範囲（顧客名・私用の予定など）は、AIではなく職場のルールで決めます。

4. 実際にやってみる

1. 困った実例を思い出す

「『外出』だけで行き先不明」「仮の予定か確定か分からない」など、最近の困りごとを2つ挙げます。

2. AIへ書き方の型を頼む

職場の共有カレンダーの予定の書き方ルールを作ってください。ルールは三つだけにしてください。
「件名は【相手】【用件】【場所】の順（例：B社・見積打合せ・来社）」
「持ち物・準備があるときはメモ欄へ」
「未確定の予定は件名の頭に（仮）をつけ、確定したら外す」。
顧客名の書き方は【職場のルールに合わせる】としてください。
記入例を3つ（来客・外出・社内会議）作ってください。

3. 顧客名の書き方を決める

共有範囲によっては、顧客のフルネームを避けてイニシャルや社名だけにします。職場で一つに決めます。

4. 記入例をカレンダーの説明欄に貼る

決めた型と記入例を、共有カレンダーの説明やメモに貼って、いつでも見られるようにします。

5. 自分の直近の予定から直す

過去は直さなくてOK。今日以降の自分の予定だけ、新しい型で書き直します。

5. 完成例

【架空の記入例】
来客：B社・見積打合せ・来社（メモ：会議室A予約済み・資料2部）
外出：C商店・納品・先方へ（メモ：15時までに戻り）
社内：（仮）月次ミーティング・会議室B
　→日程確定したら（仮）を外す

顧客名の書き方：社名まで（個人名は書かない）※職場ルール

近い場面の記事として、行き先ボードの書き方と運用もあります。

6. 使うときの注意

共有カレンダーは見える範囲が広い場合があります。健康・家庭に関わる私用の予定は「私用」とだけ書く、非公開設定を使うなど、書きすぎない配慮も型に含めます。顧客情報の記載範囲は職場の個人情報の扱いに従います。

7. 今日できたこと

• 件名の型を三つ決められた。
• 仮と確定の区別がつくようになった。
• 記入例を見える場所に置けた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：カレンダーが読めるようになると、「あの人今どこ？」の電話が減る。地味やけど効くで〜。