やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「異動が決まって、引き継ぎ書を作ることになりました。でも普段やっている作業を書き出し始めたら、キリがなくて。細かいことまで書くと膨大だし、省くと後任が困りそうだし。何をどこまで書けばいいんでしょうか」
引き継ぎ書が終わらないのは、自分の記憶を全部書き写そうとするからです。
必要なのは網羅ではありません。後任が最初につまずくところから順に並べる——それだけで、量は半分になり、役に立つ度合いは上がります。
2. 大丈夫です
ほー先輩：引き継ぎ書は、あんたの仕事の全集やない。後任が困ったときに開く本や。せやったら、困る順に並べるのがいちばん親切やろ。
「困る順」とは、こういう順番です。
- 期限があるもの……止まると外部に迷惑がかかる
- 月に一度以下のもの……忘れた頃にやってくる。マニュアルが無いと詰まる
- 判断が要るもの……手順は書けても、基準が書いていないと動けない
- 毎日やるもの……頻度が高いぶん、隣で見ていれば覚えられる
意外に思われますが、毎日の作業は最後で構いません。毎日やることは引き継ぎ期間中に自然と伝わります。逆に「年に一度の申請」は、書いていないと1年後に誰も分からなくなります。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、自分の予定表とメール履歴です。
- 予定表（過去6か月〜1年）……定例と、年に数回の作業を洗い出す
- 送信済みメール……誰と、何のやり取りをしていたか
- 共有フォルダ……どこに何があるか
AIには、実際の取引先名・担当者名・金額・システムのIDやパスワードを渡しません。項目の並べ方と空欄の型を作るところまでに使います。
パスワードや認証情報は引き継ぎ書に書きません。職場で決められた受け渡し方法（パスワード管理ツール、情報システム部門経由など）に従ってください。
4. 実際にやってみる
1. 予定表を1年ぶん眺めて、作業を洗い出す
記憶ではなく記録から出します。とくに年に1〜2回しかない作業は、予定表を見ないと思い出せません。
2. 「困る順」の4分類に振り分ける
【期限あり】月次請求（毎月5営業日まで）／年度更新（4月）
【たまにしかない】備品の年次棚卸（11月）／保険の更新（1月）
【判断が要る】値引きの可否／再送の判断／エスカレーションの線引き
【毎日】朝のメール確認／日報
3. 判断が要るものには「基準」を書く
ここが引き継ぎ書のいちばんの価値です。手順は見れば分かりますが、基準は聞かないと分かりません。
× 「値引きは状況に応じて判断」
○ 「1万円未満は担当判断。1万円以上は課長へ相談。前例は共有フォルダの
値引き記録シートにあります」
4. 連絡先を、手順より前に置く
後任が本当に困るのは「誰に聞けばいいか分からない」ときです。冒頭に連絡先の一覧を置いてください。
5. AIへ空の型を頼む
実際の業務情報を入力せずに使える、引き継ぎ書の空の型を作ってください。
「困ったときの連絡先」「期限がある業務」「頻度の低い業務」
「判断が要る業務（基準を書く欄つき）」「日常業務」「保管場所」の順に並べ、
すべて空欄にしてください。会社名、氏名、金額、認証情報を書く欄は作らないでください。
6. 後任と一緒に、上から読む
渡して終わりにせず、一度は一緒に読みます。後任が質問した箇所が、書き足すべき箇所です。
5. 完成例
以下は架空の例です。
【引き継ぎ書】◯◯業務
■ 困ったときの連絡先
・システム関連：情報システム部 内線1234
・請求の相談：経理部 ◯◯さん 内線5678
・取引先A社：先方担当は営業部経由（直接連絡はしない運用）
■ 期限がある業務
・月次請求書の発行（毎月5営業日まで）
手順：共有フォルダ／請求／手順書.pdf
注意：A社のみ締め日が20日。他社と混ぜない
■ 頻度の低い業務
・備品の年次棚卸（11月・総務主管）
昨年の記録：共有フォルダ／棚卸／2025
■ 判断が要る業務
・再送の可否
基準：先方都合の未達は即再送。こちらの記載ミスは課長へ一報後に再送
・値引き
基準：1万円未満は担当判断。1万円以上は課長承認
■ 日常業務
・朝のメール確認（9:00）／日報（17:30）
■ 保管場所
・共有フォルダ／◯◯業務／
・紙の控えはキャビネット3段目
場面別の書き方の例（そのまま使えます）
① 判断基準を書くとき
・[判断する場面]
基準：[金額や条件]までは[誰]の判断。[条件]を超えたら[誰]へ相談
前例：[どこに記録があるか]
② 引き継ぎのあいさつメール
件名：業務引き継ぎのご連絡（[業務名]）
[日付]付けで[異動先／退職]となり、[業務名]を[後任者名]が担当いたします。
引き継ぎ書は[保管場所]に置いております。
[日付]までは私も在席しておりますので、
ご不明な点があればお声がけください。
③ 後任へ渡すときの一言
上から順に、困りやすい順に並べています。
読んでみて「これだけでは動けない」と思った箇所を教えてください。
そこを書き足します。
この一言があるかどうかで、引き継ぎ書の完成度は変わります。
④ 引き継ぎ期間が取れないとき
【未引き継ぎ事項】
・[業務名]：[いつ発生するか]。手順書は[場所]。
過去の担当は[部署]。初回は[誰]へ相談してください
時間が足りないときは、足りないことを書いて渡すのが誠実です。
引き継ぎ書で気をつけたいこと
- 全部を網羅しようとする——終わりません。困る順に並べて、上から埋めます
- 手順だけ書いて基準を書かない——後任が止まるのは基準が無いときです
- パスワードや認証情報を書く——職場の定めた方法で別途受け渡します
- 個人の評価や人間関係の愚痴を書く——引き継ぎ書は残ります
- 連絡先を最後に書く——いちばん使うものを、いちばん前に置きます
- 渡して終わりにする——一緒に読む時間を30分取るだけで、後の質問が激減します
日々の記録の残し方は、申し送り・電話メモの例文も参考になります。
6. 使うときの注意
引き継ぎの範囲・時期・方法は、職場の規程や上長の指示に従ってください。この記事の内容を、自分の職場のルールとして扱わないでください。
顧客情報・人事情報・認証情報の取り扱いは、社内規程と個人情報の取り扱いルールが優先します。共有フォルダの権限が後任にあるかどうかも、引き継ぎ前に確認します。
実際の取引先名・担当者名・金額・認証情報を一般向けAIへ入力しません。空の型までで区切ります。
7. 今日できたこと
- 引き継ぎ書を「網羅」ではなく「困る順」で組み立てられた。
- 判断が要る業務に、手順ではなく基準を書けた。
- 連絡先を冒頭に置き、後任が最初に迷わない形にできた。
- 引き継げなかったことを、正直に書いて渡す形を用意できた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：引き継ぎって、自分がやってきたことを全部残したなるもんや。せやけど後任が知りたいんは、あんたの仕事の量やのうて「困ったときにどうするか」やねん。連絡先と判断の基準。この二つがあったら、あとは本人がなんとかする。信じて渡したらええ。