やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「急きょ来週の午後を休業することになりました。店頭の貼り紙、SNS、予約済みのお客さまへのメールが必要です。毎回別々に書くので、片方だけ時間が違ったり、再開日を書き忘れたりします」
告知の数が増えるほど怖いのは、文章の上手さより媒体どうしの食い違いです。元になる決定事項を一つにし、AIには長さと形だけ変えてもらいます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：貼り紙もSNSもメールも、芯は同じや。「いつ」「どう変わる」「いつ戻る」「連絡先」。元を一枚にそろえてから、3つに分けよか。
3. 今日使うAI・道具
- ChatGPT … 同じ決定事項から、店頭・SNS・メール向けの3文面を作ります。
顧客名や予約内容は入力せず、まず共通文面だけを作ります。個別メールの宛名は、承認されたメール画面で最後に入れます。
4. 実際にやってみる
ステップ1：告知の元を一つにする
変更日：2026年8月18日
変更内容：13時以降を臨時休業
通常営業の再開：8月19日 10時
対象：店舗と電話受付
理由の掲載：設備点検のため（掲載承認済み）
問い合わせ：Webフォーム
ステップ2：3媒体に変換する
次の決定事項だけを使い、①店頭掲示、②SNS、③予約済みの方へのメールの3種類を作ってください。 日付・時間・再開日・対象・理由・問い合わせ先は、3種類すべて同じ内容にしてください。 店頭掲示は歩きながら読める短さ、SNSは120字程度、メールは件名と本文にしてください。 メモにない事情やお詫び、代替対応を足さないでください。 不明な箇所は「要確認」と書いてください。
【決定事項】（ここに貼る）
ステップ3：3点を横に並べて突合する
日付、開始時刻、再開日時、対象、問い合わせ先に印を付け、3文面が一致するか確認します。Webの営業時間、予約ページ、留守番電話など、文章以外の更新先もチェックリストに加えます。
ステップ4：再開後に元へ戻す担当を決める
臨時表示を外す時刻、予約受付を再開する人、留守番電話や自動返信を元へ戻す人を決めます。告知を出す作業だけで終わらせず、通常状態へ戻ったことまで確認欄に残します。
5. 完成例
【店頭】
8月18日 13時以降は、設備点検のため臨時休業いたします（お電話での受付もお休みします）。
8月19日 10時から通常営業します。
お問い合わせはWebフォームへお願いいたします。
【SNS】
8月18日は13時から、設備点検のため店舗・電話受付とも臨時休業いたします。
通常営業は8月19日10時からです。お問い合わせはWebフォームからお願いいたします。
【メール件名】8月18日の営業時間変更について
【メール本文】
いつもご利用いただき、ありがとうございます。
8月18日は、設備点検のため13時以降を臨時休業いたします。
お電話での受付も同時間はお休みします。
通常営業は8月19日10時から再開します。
お問い合わせはWebフォームからお願いいたします。
ステップ3の突合を、この完成例にも実行してみてください——日付・時間・再開日・対象（店舗と電話受付）・理由・問い合わせ先の6項目が、3文面すべてで確かめられるはずです。
理由別のお知らせ例（そのまま使えます）
[ ] の中を入れ替えてください。再開日時を書くのが最重要です。書かないと「いつまで休みか」の問い合わせが来ます。
① 設備の点検・工事
[日付]は、[点検・工事の内容]のため[時間帯]を臨時休業いたします。
[電話受付・オンライン注文なども休むなら明記]
通常営業は[日付][時刻]から再開いたします。
ご不便をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
② 体調不良・急な事情（当日）
本日[日付]は、[やむを得ない事情により／都合により]臨時休業とさせていただきます。
急なご案内となり、誠に申し訳ございません。
[日付]は通常どおり[時刻]から営業いたします。
お急ぎのご用件は[連絡先]までお願いいたします。
理由は詳しく書かなくてかまいません。「いつ再開するか」と「急ぎの連絡先」があれば足ります。
③ 天候・災害
[天候・状況]のため、[日付]は[終日／時間帯]臨時休業いたします。
[翌日以降の見通し／未定なら「今後の営業は、決まりしだいこちらでお知らせします」]
お客様もお気をつけてお過ごしください。
見通しが立たないときは「未定」と書きます。憶測で再開日を書くと、後で訂正することになります。
④ 夏季・年末年始などの長期休業
[休業名]のお知らせ
誠に勝手ながら、下記の期間を休業とさせていただきます。
【休業期間】[日付]〜[日付]
【営業再開】[日付][時刻]
【期間中のお問い合わせ】[フォーム・メール]で承ります。
ご返信は[再開日]以降、順次いたします。
【お急ぎの場合】[連絡先・対応可能な範囲]
ご不便をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
長期休業は「問い合わせをいつ返すか」を書きます。返事が来ないと不安になるのはここです。
⑤ 営業時間の変更（休業ではない）
[日付]の営業時間を、下記のとおり変更いたします。
【変更前】[時刻]〜[時刻]
【変更後】[時刻]〜[時刻]
【理由】[書ける範囲で]
[日付]以降は通常どおりの営業です。
⑥ 貼り紙用（短く）
[日付] 臨時休業
[理由]のためお休みします
[日付][時刻] 通常営業
お問い合わせ [電話番号／フォーム]
貼り紙は離れて読める大きさを優先し、日付と再開日時だけに絞ります。
休業のお知らせに書かないほうがよいこと
- 再開日時がない— 最も多い問い合わせの原因です
- 「しばらく」「当分の間」— 相手がいつ来ればよいか判断できません
- 詳しすぎる私的な理由— 体調や家庭の事情は、書く義務はありません
- 出す場所によって内容が違う— 店頭・SNS・メール・Webの日時がずれると、来店した人が困ります
- 決まっていない再開日を書く— 「未定」と書くほうが、後で訂正するより信頼されます
夏季休業やお盆の休みを知らせる場合は、夏季休業のお知らせの文例に媒体別の書き方があります。
6. 使う前に確認したいこと
災害や安全上の緊急告知は、AIで文面を整えるより、職場の緊急連絡手順と公的情報を優先します。予約変更や返金が必要な場合は、担当者が個別に確認し、AIに対応を決めさせません。
予約済みの方への一斉連絡では、宛先の誤送信を防ぐ方法と送信記録を確認します。誰へ連絡済みかを必要な担当者だけが見られる場所に残し、顧客情報をAIへ渡しません。
7. 今日できたこと
- 一つの決定事項から3媒体の告知を作れた。
- 日時と再開日の食い違いを横並びで確認できた。
- 文章以外の更新先も洗い出せた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：三つ書けたことより、三つが同じ情報になったことが今日の成果や。読む場所が違っても、迷わせへん案内になったで。