やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「夏季休業のお知らせを出したいのですが、何をどこまで書けばいいか、毎年迷いながらその場で作っています」
まず、対象となる業務、最終営業日時、休業期間、連絡の受付と返信時期、再開日時、例外の有無を責任者と確認します。媒体ごとに必要な長さは変えても、日付・時刻・対応範囲などの事実は同じ原資料から作ります。
2. 大丈夫です
ほー先輩：短くする前に、対象と再開日時を確かめよ。必要な情報を落としたらあかんで。
AIには掲示とメールの型を作ってもらいます。期間と連絡先は職場で決定した内容だけを使います。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと架空の条件です。担当者の個人携帯番号などはAIへ渡さず、掲載するかどうかも職場で決めます。
休業中の対応範囲、緊急窓口、返信時期をAIに決めさせません。個人の携帯番号や勤務予定を掲載せず、職場が承認した窓口だけを使います。対応しない場合は、受付しないのか、受け付けても再開後に確認するのかを分けます。
4. 実際にやってみる
1. 対象と日時を原資料で確定する
対象店舗・部署・サービス、最終営業日時、休業開始・終了、通常対応の再開日時を、承認済みの営業カレンダーと責任者の決定で確認します。受付・配送・窓口などで予定が異なる場合は、まとめずに分けます。
2. AIへ掲示とメールの型を頼む
次の架空の条件で、夏季休業のお知らせを2種類作ってください。
①店頭掲示用（大きな文字で読める短さ）②取引先へのメール用（丁寧な文）。
どちらも「対象業務」「最終営業日時」「休業期間」「休業中の連絡受付と返信時期」「通常対応の再開日時」「例外」「更新日」を入れてください。
お詫びは短く、理由の説明や言い訳は書かないでください。
書かれていない営業、返信、緊急対応を推測しないでください。
【架空の条件】
・休業：8月13日〜8月16日
・休業中：メールのみ受付（返信は17日以降）
・再開：8月17日から通常営業
3. 公開日を業務影響から決める
一律に何週間前とは決めません。予約、発注、納品、問い合わせ、契約上の通知期限などへの影響と、職場の承認・公開手順から担当者が決めます。取引先への個別連絡が必要かも、契約と業務担当者へ確認します。
4. 全部の場所で同じ内容にする
店頭、メール、Webサイト、地図サービス、予約画面、留守番電話、自動返信など、実際に公開する場所を一覧にします。各媒体の管理者、反映にかかる時間、文字数、更新日を確認し、公開後も表示を実測します。すべての媒体を使うとは限りません。
5. 変更と撤去まで担当を残す
公開場所、公開日、更新担当、原資料の保存先、変更時の連絡先、再開後の撤去・復旧項目を記録します。翌年は日付だけを差し替えず、曜日、対象業務、連絡方法、返信時期、例外、媒体を改めて確認します。
5. 完成例
【店頭掲示】
夏季休業のお知らせ
対象：架空店舗の店頭受付
休業期間：8月13日（木）〜8月16日（日）
期間中のご連絡：受付方法は責任者確認済みの窓口のみ
返信時期：8月17日（月）の通常対応再開後に順次確認
通常対応の再開：8月17日（月）10時
例外：なし（責任者確認済み）
更新日：公開前に記入
※すべて架空。実際は営業カレンダーと各媒体を照合する
出し先別の例文（そのまま使えます）
[ ] の中を、確定した営業カレンダーから写してください。再開日時を必ず入れるのが最重要です。書かないと「いつから開いてますか」の問い合わせが続きます。
① 店頭・掲示用（短く・離れて読める）
夏季休業のお知らせ
[日付]（[曜日]）〜 [日付]（[曜日]）
[日付]（[曜日]）[時刻] より通常営業
ご不便をおかけしますが
よろしくお願いいたします
② 取引先へのメール
件名：夏季休業のご案内（[日付]〜[日付]）
[会社名] [担当者名]様
いつもお世話になっております。[自社名]の[氏名]です。
誠に勝手ながら、下記の期間を夏季休業とさせていただきます。
【休業期間】[日付]（[曜日]）〜[日付]（[曜日]）
【営業再開】[日付]（[曜日]）[時刻]
期間中にいただいたご連絡は、[再開日]以降、順次ご対応いたします。
[お急ぎの場合の連絡先／なければこの行は消す]
ご不便をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
③ 締切・納期に影響があるとき（取引先へ）
【休業期間】[日付]〜[日付]
つきましては、[案件名]につきまして、
・[書類名]のご提出：[日付]までにいただけますと、休業前に処理が可能です
・[日付]以降にいただいた分：[再開日]以降の対応となります
お手数をおかけしますが、ご調整のほどよろしくお願いいたします。
休業のお知らせでいちばん喜ばれるのがこれです。相手が自分の予定を組めます。
④ SNS・Webサイト用
【夏季休業のお知らせ】
[日付]〜[日付]まで休業いたします。
[日付][時刻]から通常営業です。
期間中の[ご注文／お問い合わせ]は受け付けておりますが、
[対応／発送]は[再開日]以降となります。
よい休日をお過ごしください。
⑤ メールの自動返信
自動返信です。ご連絡ありがとうございます。
[日付]〜[日付]は夏季休業をいただいております。
いただいたメールには、[再開日][時刻]以降、順次ご返信いたします。
お急ぎの場合は[連絡先／なければ「恐れ入りますが再開までお待ちください」]。
⑥ 短縮営業・一部営業のとき
夏季期間の営業について
[日付]〜[日付]：[時刻]〜[時刻]（短縮営業）
[日付]〜[日付]：休業
[日付]〜：通常営業（[時刻]〜[時刻]）
[電話受付／オンライン注文]は[上記に準じます／通常どおりです]
休業のお知らせに書かないほうがよいこと
- 再開日時がない— 最も多い問い合わせの原因です
- 「お盆休み」だけで日付がない— お盆の期間は職場ごとに違います。必ず日付で書きます
- 問い合わせをいつ返すか書かない— 返事が来ないと相手は不安になります
- 媒体ごとに日付がずれている— 店頭・SNS・メール・Webの4か所を、同じ表を見ながら1回で作ります
- 「誠に勝手ながら」だけで内容が薄い— 決まり文句より、日付と再開日時が読まれます
急な休みや設備点検での休業なら、臨時休業のお知らせの例文が場面に合います。
6. 使うときの注意
「緊急」「順次」「通常営業」などの言葉だけでは、対象や時間が伝わらない場合があります。受付対象、確認時期、再開時刻を約束できる範囲で具体化します。災害・医療・安全など公的な緊急窓口の代わりになるような案内はせず、職場の正式な危機対応を優先します。公開後に予定が変わった場合は、更新日を付けて各媒体を直し、既に個別連絡した相手への再通知も判断します。
7. 今日できたこと
- 対象業務・最終営業・休業期間・再開日時を分けられた。
- 連絡受付と返信時期を、確定した体制の範囲で書けた。
- 公開場所、更新担当、変更時の連絡、撤去まで記録できた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：公開したら終わりやない。表示を確かめ、変更と再開後の戻しまで担当を残そな。