やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「去年のお盆明け、仕入れ先が長く休みだったことに気づかず、納品が間に合いませんでした。今年は同じ失敗をしたくないです」
まず、公式の休業案内と担当者の回答を確認する、次に休業日・受注締切・希望納期・確定納期・未確認事項を分けて記録する。休業日が分かっても、特定の注文の受注や納品が確約されたことにはなりません。
2. 大丈夫です
ほー先輩：早う聞くのは大事。でも、返事をもらう前に「間に合う」と決めんこと。希望と確定を分けるんやで。
AIには確認メールの文面と、逆算の一覧表を手伝ってもらいます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、職場で管理している取引先・注文・契約の正式な記録です。
実際の取引先名、担当者、注文内容、価格、口座、契約条件はAIへ渡さず、架空の例で型だけを作ります。実務では原資料と担当者の回答を、人が正式な管理先へ記録します。
4. 実際にやってみる
1. 影響のある取引先を書き出す
仕入れ先・外注先・配送業者・金融機関など、連休前後の業務に影響する相手を、職場の正式な一覧から確認します。担当者、確認先、対象の注文や業務、確認期限を決めます。頭の中の記憶だけで対象を絞りません。
2. AIへ確認メールの型を頼む
取引先へ夏季休業の日程を確認する短いメールを作ってください。
・夏季休業日、休業前の受注締切、出荷・納品の予定、休業後の受付再開日を分けて聞く
・こちらの希望納期は希望と明記し、確約扱いしない
・未確定事項と、変更があった場合の確認先を残す
・箇条書きで回答できる形にする
会社名は架空でお願いします。
3. 公式案内と注文ごとの回答を照合する
公式サイトや先方からの案内に休業日があっても、受注締切、在庫、配送、個別注文の納期は別に確認します。メールの回答、正式な発注画面、契約条件など、職場で採用している原資料と照合します。こちらの社内締切は、承認・準備・リードタイムを担当者が確認して決めます。
4. 支払いと振込の締めも入れる
支払期日や振込日は、休業日だけで一律に前倒ししません。契約、請求書、社内の経理・承認手順、利用する金融機関の公式案内を確認し、経理担当者が判断します。口座や金額をAIへ入力しません。
5. 表を見える場所に貼り、週1で消し込む
表には「未確認／先方回答あり／社内確認中／確定」などの状態と、根拠の保存先、確認日、更新担当を記します。紙で掲示する場合は、取引条件や担当者情報の閲覧範囲を確認します。変更連絡が来たら、関係者と正式な記録を更新します。
5. 完成例
【架空の夏季休業確認表】
取引先：A社（架空）
対象：消耗品の次回発注
公式の休業案内：確認先（URL・案内文）／確認日
先方へ確認中：受注締切／出荷予定／休業後の受付再開日
こちらの希望：希望納期（確定ではない）
先方回答：未回答
社内確認：在庫・保管・発注権限・承認・契約条件
次の行動：回答後、原資料と照合して担当者が発注判断
変更時の確認先：先方窓口／自社担当者
近い場面の記事として、外注から連絡がこないときの整理もあります。
6. 使うときの注意
確認時期は、先方の案内時期、通常のリードタイム、自社の承認に必要な期間から決めます。「お盆だから」と数量や納期を推測しません。在庫を増やす場合は、費用、保管場所、期限、温度・衛生条件、防火・通路、発注権限を担当者が確認します。注文後も受付・納期の確定通知を確認し、未確定の希望を社内外へ確約として伝えません。
7. 今日できたこと
- 休業日と、受注・出荷・納品・支払いの条件を分けられた。
- 公式案内、先方回答、希望、未確定事項を整理できた。
- 発注・支払いを正式な担当者と原資料で確認する流れを作れた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：早めの確認は、前倒しを決めるためやなく、判断材料をそろえるためや。確定の返事まで丁寧に追おな。