当番・シフト希望を、正式記録の中で不足・未回答へ整理する

1. 今日の相談

「来月の当番希望を集めました。Aさんは月曜の午後が不可、Bさんも午後は難しい日があり、Cさんは未回答。理由まで書いてくれた人もいます。AIで自動的に割り当てれば早そうですが、誰かに負担が偏らないか心配です」

希望集約には、希望記録の確認、不足・未回答の整理、本人との相談、最終割り当てがあります。AIには実際の希望表を渡さず、架空例から空の集約表を作るところまでを頼みます。実際の整理と決定は、正式記録と本人相談を踏まえて責任者が行います。

2. 大丈夫です

ほー先輩：AIへ実際の希望は渡さんでええ。空の集約表だけ作り、正式記録の中で不足と未回答を確かめよな。

3. 今日使うAI・道具

• ChatGPT … 実務と無関係な架空条件から、希望・不足・未回答を確認する空の集約表を作ります。
• 職場の正式な希望受付・シフト管理 … 実際の希望と決定を扱う正本です。

通院、介護、育児、家庭事情等の理由だけでなく、名前、連絡先、雇用区分、評価、実際の「可／不可／未回答」もAIへ入力しません。記号化しても勤務可否の組み合わせから個人を推測できるためです。

4. 実際にやってみる

ステップ1：実際の希望表をAI工程から外す

勤務希望、勤務可否、未回答、資格、雇用区分、理由、対応表は、仮名化後もAIへ渡しません。実際の希望は職場の正式な受付・シフト管理の中だけで扱います。

ステップ2：架空条件で空の集約表を作る

架空の期間：第1週
架空の枠：午前・午後
確認カテゴリ：受付済み／未回答／不足／矛盾／本人確認／決定者

ステップ3：空の集約表だけを頼む

実務と無関係な架空条件から、当番・シフト希望を集約する空の表を作ってください。 列は「日・時間帯」「必要人数の確認元」「回答数」「未回答」「不足」 「矛盾」「本人確認」「決定者」「確認日」にしてください。 実際の人名・希望・勤務可否・理由・資格・雇用区分を入力する欄は作らないでください。 誰を割り当てるか、誰に譲ってもらうか、公平性や優先順位を決めないでください。

【架空の確認カテゴリ】（ここに貼る）

ステップ4：正式記録の中で責任者が整理する

空の型だけを正式な希望受付・シフト管理へ移し、実際の回答を正本から人が記入します。まず本人へ未回答・矛盾を確認し、それでも不足する枠だけ当事者へ相談します。必要人数、休憩、休日、資格、これまでの担当回数等は職場の正式な基準で確認します。

ステップ5：決定版と希望メモを分けて保管する

全員へ共有するのは決定した当番・シフトだけにし、希望理由や調整の経緯は必要な担当者だけが見られる場所へ分けます。変更履歴、決定者、本人への連絡済みを記録し、古い案が現場に残らないようにします。

5. 完成例

日・時間帯：
必要人数の確認元：
回答数：
未回答：
不足：
矛盾：
本人確認：
決定者／確認日：

AIから受け取るのは空の型だけです。実際の回答・不足・未回答は正式記録の中で人が記入し、責任者が本人へ確認します。

6. 使う前に確認したいこと

勤務時間、休日、連続勤務、資格配置など法令・契約・職場ルールに関わる条件は、AIの表だけで判断しません。責任者が正式なシフト管理方法で確認します。希望を出しにくい人が不利にならない受付方法や相談先も用意してください。

調整結果だけで人を評価したり、希望を出した回数を不利益な判断へ使ったりしません。希望理由へのアクセス権・保存期間・削除方法は職場の正式ルールに従います。

7. 今日できたこと

• 実際の希望・可否・未回答・理由をAI工程から外せた。
• 架空条件だけで空の集約表を作れた。
• 正式記録内で不足・矛盾・未回答を整理し、本人へ確認する流れを作れた。
• 最終決定と声かけを責任者へ戻せた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：早く表を埋めるより、誰かの無理を見落とさんことのほうが大事や。不足が見えたら、そこから人どうしで相談したらええで。