やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「仕事で判断に迷うことがあり、上司へ相談したいです。でも、事情を全部説明しようとするとメールが長くなります。結局、何を聞きたいのか自分でも分からなくなって、送れないまま時間が過ぎてしまいます」
相談メールでは、最初から正しい答えを書く必要はありません。相手が判断するために必要な材料と、こちらが何をお願いしたいのかが見えれば十分です。
今日は、手元のメモを状況・困りごと・お願いの3点に分けて、短い相談メールの下書きにします。
2. 大丈夫です
ほー先輩：相談は、きれいな答えを見せる場やないで。今分かってることと、迷ってるところを分けたら、相手も判断しやすうなるで。
相談が長くなるのは、状況説明と自分の考えとお願いが、一つの段落に混ざっているからかもしれません。
AIには、その3つを仮に並べ直してもらいます。どの案を選ぶか、誰に相談するか、いつまでに対応するかを決めるのは、上司や職場の役目です。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTです。
社内の相談には、顧客名・社員名・案件名・金額・取引条件などが含まれることがあります。名前を「Aさん」、会社名を「B社」に変えるだけでは、金額・期限・珍しい出来事の組み合わせから内容を推測できることがあります。
職場で承認されたAI環境でも、その相談内容を入力してよいかは別に確認します。入力目的・対象データ・保存や学習への利用・社内規程が分からないときは、実際の相談内容を入力しません。架空の例で文章の型だけを作り、実際の事実はAIの外で記入します。
人事評価、給与、健康、ハラスメント、通報、事故、法令違反、情報漏えいなどは、文章を整える前に職場の正式な相談・報告経路を使います。
4. 実際にやってみる
ステップ1：正式な相談先と緊急度を確認する
上司への通常メールでよい内容か、専門窓口・事故報告・情報セキュリティ窓口などを使う内容かを先に確認します。安全や法令に関わる急ぎの内容は、AIで文章を作る前に連絡します。
ステップ2：いま確認できている状況を書く
「見積書を受け取った」「締切は金曜日」など、確認できている事実だけを書きます。相手の意図や原因は推測しません。
ステップ3：どこで困っているかを書く
「2案のどちらを選ぶか判断できない」「社内ルールの確認先が分からない」のように、自分が止まっている場所を一つに絞ります。
ステップ4：何をお願いしたいかを書く
「どちらの案で進めるか判断してほしい」「確認先を教えてほしい」など、相手にお願いしたいことを一文にします。
いつまでに判断が必要か、その時点で何が止まるかも、確認済みの範囲で添えます。急ぎでない相談に「至急」を足したり、相手の予定をAIに推測させたりしません。
ステップ5：架空の例で文章の型を作る
次の架空のメモを、上司へ送る相談メールの型にしてください。 「状況」「困っていること」「お願い」の順で、短く読みやすくしてください。 メモにない原因、事情、相手の意図、期限、約束は推測して付け足さないでください。 判断できない内容は「要確認」と残してください。 件名案も1つ付けてください。
【架空の練習メモ】 （実在の人物・会社・案件・金額・条件を含めずに書く）
型ができたらAIの画面を閉じ、元の見積書や職場の記録を見ながら、実際の状況・金額・期限を正式なメールへ記入します。
5. 完成例
以下は架空の相談です。
AIへ渡すメモ
B社から備品の見積書が届いた。
プランAは予算内、プランBは予算を少し超える。
必要な機能の確認はまだできていない。
金曜日までに返事が必要。
どちらで進めるか相談したい。
AIが整えた下書き
件名：備品の見積もりプランについてのご相談
お疲れさまです。
B社から備品の見積書が届きました。プランAは予算内、プランBは予算を少し超えています。
必要な機能の確認がまだできておらず、どちらを選ぶか判断に迷っています。
金曜日までに返事が必要なため、進めるプランについてご相談できますでしょうか。
入力にない機能や判断理由は増えていません。上司に決めてほしい内容も、一文で見える形になりました。
場面別の相談メール例（そのまま使えます）
[ ] の中だけを入れ替えてください。件名に「相談」と入れると、上司が返信の優先度を決めやすくなります。
① 判断を仰ぎたいとき
件名：[案件名]の進め方についてのご相談
お疲れさまです。
[案件名]について、[選択肢A]と[選択肢B]のどちらで進めるか判断に迷っています。
[判断に必要だが分かっていないこと]がまだ確認できていません。
[期日]までに返事が必要なため、進め方についてご相談できますでしょうか。
② 仕事が重なって間に合わないとき
件名：[期日]の作業の優先順位についてのご相談
お疲れさまです。
現在[作業A]と[作業B]を進めており、どちらも[期日]が締切です。
このままでは両方を期日どおりに終えるのが難しい見込みです。
どちらを優先すべきか、または期日を調整できるかをご相談させてください。
「できません」ではなく「どちらを先にするか」を聞く形にすると、相手が答えやすくなります。
③ 自分のミスに気づいたとき
件名：[作業名]の誤りについてのご報告とご相談
お疲れさまです。
[いつ]に[何をした]際、[起きたこと]が発生していることを確認しました。
現時点で確認できている影響は[範囲]です。原因は確認中です。
[応急対応として行ったこと]まで済んでいます。
この後の対応について、ご指示をいただけますでしょうか。
原因が分からなくても報告できます。事実・影響・応急対応・相談したいことの順にすると、探り合いになりません。
④ 分からないことを聞きたいとき
件名：[作業名]の手順についての確認のお願い
お疲れさまです。
[作業名]について、[調べた場所]を確認しましたが、[分からなかった点]が判断できませんでした。
[自分なりの理解]で進めてよいか、確認させていただけますでしょうか。
自分で調べた場所を一行入れると、丸投げの印象になりません。
⑤ 体調・私用で相談したいとき
件名：[日付]の勤務についてのご相談
お疲れさまです。
[理由は書ける範囲で]により、[日付]の勤務について相談させてください。
当日の[担当業務]は[引き継ぎ先・対応案]を考えています。
ご都合のよいときに、ご確認いただけますでしょうか。
理由は詳しく書かなくてかまいません。代わりにどうするかを添えると話が早く進みます。
相談メールに書かないほうがよいこと
- 経緯の全部— 上司が知りたいのは「何を決めてほしいか」です。経過は聞かれてから足します
- 謝罪の繰り返し（「本当に申し訳ありません」を何度も）— 一度で十分です
- 相手のせいに読める書き方（「指示がなかったため」）— 事実だけを書きます
- 相談か報告か分からない書き方— 最後の一文を「ご相談できますでしょうか」「ご指示ください」で締めると、相手が何をすればよいか分かります
相談以外の報告・依頼・お断りの型も一緒にそろえたい場合は、やさしいAI文例・プロンプト100に収録しています（PDF・無料サンプルあり）。
6. 使うときの注意
相談メールは、AIが作った型だけを見て送りません。元の見積書や職場の記録と照らし、状況・金額・期限・宛先を人が記入して確認します。架空例に入れた仮の数字や条件が残っていないことも確かめます。
添付資料がある場合は、相談文の番号と資料の該当箇所を対応させます。メール送信後に条件が変わったら、前の相談を放置せず、変更点と現在の判断待ちを追って共有します。
事故・けが・情報漏えい・重大な顧客対応など、急いで報告すべき内容はメール作りより先に、職場で決められた連絡経路を使ってください。
ハラスメント、健康、給与、人事評価、通報など通常の上司へ送りにくい相談は、決められた専門窓口を確認します。関係者を広くCCへ入れて解決しようとせず、必要な範囲だけで扱います。
電話で相談する前のメモを作りたい場合は、電話をかける前の話すことメモも使えます。
7. 今日できたこと
- 状況・困りごと・お願いを分けられた。
- AIに対応や結論を決めさせず、相談メールの下書きを作れた。
- 送る前に、人が確認するポイントを残せた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：相談できるのも、仕事を前に進める力やで。全部を抱え込まず、今分かってる3点から渡してみよな。