やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「毎週同じ内容を別々の表へ入力していて、少しやりにくいと感じています。まとめる方法を提案したいのですが、今のやり方を批判しているように見えそうで、言い出せません」
業務改善という言葉は大きく聞こえますが、始まりは「ここで一度手が止まる」「同じ確認を何回もしている」という小さな気づきです。
今日は、現状・小さな案・期待する変化の3つに分けて、話し合いのための提案文を作ります。
2. 大丈夫です
ほー先輩：今のやり方を否定せんでも、気づいたことは伝えられるで。まず一回、小さく試せる形にしたらええんや。
提案は「この方法が正しい」と証明する文章ではありません。今の作業で確認できていることと、試してみたい案を共有し、職場で判断するための材料です。
AIには文章を整えてもらいますが、改善効果の数字や原因を作らせません。採用するか、誰が試すか、ルールを変えるかは職場で決めます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、職場で承認された提案用紙や文書画面です。
業務の手順には、社内システム名・顧客情報・売上・契約条件・権限・防犯情報などが含まれることがあります。固有名詞をAへ変えても、数字、日時、担当、画面構成、珍しい工程等の組合せから職場や案件が分かる場合があります。
そこでAIには、実際の改善メモを渡さず、実務と無関係な架空例から空の提案様式だけを作ってもらいます。現在の作業、困りごと、測定値、担当、システム、試したい変更は、承認された提案用紙へ人が記入します。
4. 実際にやってみる
ステップ1：いま起きていることを書く
「同じ内容を2つの表に入力している」「確認のたびに別のフォルダを開く」など、目で確認できる事実を書きます。誰のせいか、なぜそうなったかは書きません。
ステップ2：小さく試せる案を一つ書く
いきなり全体のルールを変えず、「1週間だけ一つの表にまとめる」「一つのチームで試す」のように、戻せる範囲にします。
ステップ3：期待する変化を、断定せずに書く
「入力回数を減らせるか確かめたい」「確認場所を分かりやすくできるか試したい」と書きます。根拠のない時間削減率や売上効果は入れません。
試す前の入力回数や所要時間を、無理のない範囲で一度だけ記録します。試行後も同じ測り方を使い、都合のよい日だけを選んで効果にしません。
ステップ4：実務と無関係な架空例で、空の様式だけ作る
次のメモを、職場で相談する業務改善案の下書きにしてください。 「現在の状況」「小さく試したい案」「期待する変化」「確認したいこと」の空の様式を作ってください。 今の方法や担当者を責める表現は避けてください。 メモにない原因、効果、費用、時間、責任者は推測して付け足さないでください。 効果は断定せず、「確かめたい」「可能性がある」という表現にしてください。 以下は実務と無関係な架空例です。例の内容や数値を完成した様式に残さず、記入欄と確認欄だけを出してください。
【架空例】 紙の貸出カードを色別に並べる順番を、1週間だけ変えて探しやすさを確かめたい。
できた空の様式を職場で承認された提案用紙へ移し、実際の現状、試す案、測り方、戻す条件は、元の手順や記録を見ながら人が記入します。
5. 完成例
以下は架空の職場の例です。
AIへ渡す、実務と無関係な架空例
紙の貸出カードを箱Aと箱Bへ色別に置いている。
まず1週間、架空の箱Aだけ並べ方を変えて探しやすさを確かめたい。
AIが作った空の様式
【現在の状況】
（正式な手順・記録から人が記入）
【小さく試したい案】
（試す範囲・期間・担当を人が記入）
【期待する変化】
（断定せず、何を確かめたいか人が記入）
【確認したいこと】
（安全・費用・契約・権限・影響範囲を人が記入）
架空例の箱や期間は完成した様式に残していません。実際の提案は、この様式を承認済みの文書へ移してから、人が正本と記録に基づいて記入します。
6. 使うときの注意
業務改善案は、AIの提案だけで実施しません。情報セキュリティ、労務、安全、契約、会計などに関わる変更は、担当部署や責任者の確認が必要です。
個人情報保護委員会は、生成AIへ個人情報を入力する際、利用目的の範囲、サービス提供者による取扱い、利用規約やプライバシーポリシー等を確認するよう注意喚起しています。改善提案でも、氏名削除だけで入力可と判断しません。
また、試す前に「戻す条件」「確認する人」「試行後に見ること」を職場で決めておくと、効果だけでなく困った点も公平に振り返れます。
データの欠落、二重入力、権限外の閲覧などが起きたら中止する条件も決めます。試行で作った表やアカウントを誰が片付けるか、正式採用しない場合に元の手順へどう戻すかまで残します。
効果が小さくても、別の人へ負担が移っていないかを確認します。入力担当だけでなく、確認する人、引き継ぐ人、問い合わせを受ける人の声も同じ記録へ入れます。
提案を上司へメールで相談する段階では、改善案を長く貼り付けず、上司への相談メールを状況・困りごと・お願いに分ける方法で、判断してほしい点を一つに絞れます。
提案を口頭で発表する順番を整えたい場合は、発表・プレゼンの話す順番を作る方法も参考になります。
7. 今日できたこと
- 不満ではなく、確認できた現状から書けた。
- 大きな変更ではなく、小さく試せる案にできた。
- AIに効果や責任者を作らせず、職場で判断する下書きを作れた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：小さく試して、合わんかったら戻したらええ。気づきを話せる形にした時点で、もう改善の一歩は始まってるで。