やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「担当が変わることになりました。理由やあいさつを書いていると長くなり、新しい連絡先が埋もれてしまいます」
担当変更のお知らせで相手が知りたいのは、主にいつから変わるか、誰が引き継ぐか、今後どこへ連絡するか、進行中の用件はどうなるかです。
AIは情報の順番を整える助けになります。ただし、人事上の理由や引き継ぎ状況を推測させず、職場で公表してよい範囲だけを使います。
2. 大丈夫です
ほー先輩：事情を詳しく説明せんでも、相手が次に連絡できる情報があれば大丈夫やで。
退職、異動、休職などの事情は、本人と職場が公表を決めた範囲だけにします。「一身上の都合」「社内の担当変更により」など、必要最小限で構いません。
感謝を伝える文章と、実務の引き継ぎ情報を分けると読みやすくなります。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、職場で確認した変更日、新担当者名、連絡先、進行中の用件一覧です。ChatGPTにはこれらの実情報を渡さず、担当変更メールの空の文型だけを作らせます。
実際の変更日、担当者、連絡先、進行中案件は、承認されたメール画面で人が正本から入れます。
4. 実際にやってみる
1. 公表してよい四つの事実を確認する
変更日、新担当、今後の連絡先、進行中の用件の扱いを確認します。未確認の項目は空欄か「要確認」にします。
2. 相手が困る順に並べる
最初に担当変更、次に変更日、新担当と連絡先、進行中の用件、最後にあいさつを置きます。
3. AIへ空の文型を頼む
実際の人事・取引情報を使わず、取引先への担当変更メールの空の文型を作ってください。
「変更の案内」「変更日」「新担当」「今後の連絡先」「進行中の用件」「あいさつ」の順にしてください。
氏名、会社名、日付、連絡先、案件、引き継ぎ状況は書き込まず、空欄にしてください。
空の文型を承認されたメール画面へ移し、職場で確認した正本から人が記入します。
4. 「引き継ぎ済み」を確認する
実際に共有していない案件まで「すべて引き継いでおります」と書かないようにします。完了していない場合は「順次引き継いでおります」など、職場で確認した表現に直します。
5. 宛先と連絡先を最後に確認する
会社名、氏名、役職、メールアドレス、電話番号、変更日を元資料と照らしてから送ります。
5. 完成例
以下は架空の例です。
件名：担当者変更のお知らせ
B社 A様
いつもお世話になっております。
このたび、8月1日より貴社の担当をCからDへ変更することとなりました。
今後のご連絡は、Dまたは下記の共通窓口へお願いいたします。
メール：要確認
電話：要確認
現在進行中の案件Xについては、CとDで内容を確認しております。
次回のご連絡はDより差し上げます。
これまでCに賜りましたご厚情に御礼申し上げます。
今後ともよろしくお願いいたします。
連絡先が未確認のため、AIが架空のアドレスを作らず「要確認」と残しています。進行中の案件についても、実際に確認した範囲だけを書きます。
場面別の挨拶・お知らせ例（そのまま使えます）
[ ] の中を入れ替えてください。相手が知りたいのは「明日から誰に連絡すればよいか」の一点です。そこを最初に書きます。
① 前任者から送る（基本の形）
件名：担当者変更のお知らせ（[日付]より）
[会社名] [担当者名]様
いつもお世話になっております。[自社名]の[前任者名]です。
このたび[日付]より、貴社の担当を[後任者名]に引き継ぐことになりました。
【[日付]以降のご連絡先】
[後任者名]
メール：[アドレス]
電話：[電話番号]
【進行中の案件】
[案件名]：[どこまで引き継ぎ済みか]
在任中は大変お世話になりました。
[後任者名]へも、変わらぬご指導をいただけますと幸いです。
② 後任者から送る（着任の挨拶）
件名：担当就任のご挨拶（[自社名] [氏名]）
[会社名] [担当者名]様
はじめてご連絡いたします。
[日付]より、[前任者名]の後任として貴社を担当いたします
[自社名]の[氏名]と申します。
[前任者名]より、[案件名]の経緯を引き継いでおります。
[確認済みの内容を1〜2行／なければ「あらためて状況をうかがえますと幸いです」]
至らぬ点もあるかと存じますが、
一日も早くお役に立てるよう努めてまいります。
【連絡先】
メール：[アドレス]
電話：[電話番号]
③ 退職にともなう変更
私事で恐縮ですが、[日付]をもちまして[自社名]を退職することとなりました。
[日付]以降の窓口は下記のとおりです。
[後任者名／部署の共通窓口]
メール：[アドレス]
電話：[電話番号]
在職中に賜りましたご厚情に、心より御礼申し上げます。
退職理由は書きません。次の連絡先があれば十分です。
④ 急な変更（引き継ぎが十分でないとき）
[日付]より担当が[後任者名]へ変わりました。
急な変更となり、ご不便をおかけいたします。
[案件名]につきましては、[引き継ぎ済みの範囲]まで確認しております。
不足している点は、あらためてご確認をお願いする場合がございます。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
引き継ぎが不十分なら、そう書きます。取り繕うと、後で相手が困ります。
⑤ 社内向け（部署・関係者へ）
件名：[案件名／取引先名]の担当変更について（[日付]より）
[日付]より、[取引先名]の担当を[前任者名]から[後任者名]へ変更します。
【引き継ぎ済み】[内容]
【引き継ぎ中】[内容]（[日付]までに完了予定）
【関係者へのお願い】[あれば]
以降のご連絡は[後任者名]までお願いします。
⑥ 部署・窓口の変更（個人ではなく組織の変更）
[日付]より、[業務名]の窓口が下記のとおり変更となります。
【変更前】[部署名／連絡先]
【変更後】[部署名／連絡先]
[変更前の連絡先]へのご連絡は、[日付]までは転送いたします。
[日付]以降は[変更後の連絡先]へお願いいたします。
担当変更の連絡に書かないほうがよいこと
- 新しい連絡先がない— 挨拶だけ送っても、相手は連絡できません
- 退職・異動の理由— 書く必要はありません。事実と連絡先で足ります
- 引き継ぎ済みのふり— 確認していない案件を「引き継ぎ済み」と書くと、後で相手が二度手間になります
- 未確認の連絡先— 内線やアドレスは、実物で確認してから書きます
- 変更日を書かない— 「近日中」では、相手はいつから誰に送ればよいか判断できません
6. 使うときの注意
担当変更は、人事情報や個人情報を含むことがあります。誰に、いつ、何を伝えるかを職場で確認してから文章を作ります。
社内向けの業務引き継ぎを先に整理する場合は、業務引き継ぎ書を作る方法へ。新しい担当者本人のあいさつ文は、着任・自己紹介のあいさつ文が使えます。
7. 今日できたこと
- 公表してよい担当変更情報を四つに整理できた。
- 個人的な事情を書きすぎずに下書きを作れた。
- 引き継ぎ状況を事実の範囲で表現できた。
- 新担当の連絡先と変更日を人が確認できた。
相手がこれから迷わない情報を先に置けば、短くても丁寧な担当変更のお知らせになります。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：相手の心配は「次は誰に聞けばええんやろ」や。そこを先に答えたら、やさしいお知らせになるで。