やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「仕事を頼まれると、返事を急いですぐ作業を始めます。でも、完成後に『そこまでお願いしていない』『この形式では使えない』と言われることがあります」
依頼を受けたときは、受ける返事だけでなく、作業範囲、納品物、期限、確認方法、未決定をそろえることが大切です。
AIは実際の依頼を含まない空の確認様式を作る用途に限ります。書かれていない納期、予算、品質基準を補わせず、正式な依頼・見積・仕様から人が記入します。
2. 大丈夫です
ほー先輩：聞き返すんは仕事が分かってへんからやないで。完成の形をそろえるための準備や。
確認メールは、相手の依頼を疑う文章ではありません。「この理解で進めます」と自分の受け取り方を見せ、違いを着手前に直す連絡です。
全部を一度に決められない場合は、未決定の項目と、いつ誰が決めるかだけでも確認します。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、依頼メール・見積書・仕様書・受付メモです。AIは実際の取引情報を含まない空の確認様式を作る用途に限り、氏名、会社、案件、金額、連絡先、住所、見積番号、日時、場所、作業範囲、納品物はAIへ渡しません。
契約書や見積書の判断をAIへ任せません。正式な条件は、職場の責任者や契約の正本で確認します。
4. 実際にやってみる
1. 依頼文から五つを拾う
作業範囲、納品物、期限、確認方法、未決定を抜き出します。「資料を整えてください」のような曖昧な表現は、そのまま質問候補にします。
2. 日付の役割を分ける
最終納期、中間確認、素材を受け取る日を分けます。どの日付か分からないものは、AIに決めさせません。
3. AIへ空の確認様式を頼む
実際の取引情報を入力せずに使える、着手前確認メールの空の様式を作ってください。
項目は「作業範囲」「納品物」「期限」「確認方法」「未決定」「この理解で進めてよいかの確認」とします。
作業、期限、金額、品質基準、約束を推測せず、曖昧な内容を質問として残せる形にしてください。
できた空の様式を承認されたメール画面へ移し、依頼メール・見積書・仕様書・受付メモから人が記入します。実際の取引情報をAI画面へ戻しません。
4. 自分に決める権限があるか確認する
納期変更、追加費用、無償修正などを勝手に約束しません。必要なら上司や担当者へ確認します。
5. 相手の返信を条件の正本にする
確認メールを送っただけで確定とせず、相手の返信や正式な発注書を確認してから着手します。
5. 完成例
以下は架空の例です。
件名：ご依頼内容の確認
B様
ご依頼ありがとうございます。
着手前に、次の内容で認識が合っているか確認させてください。
【作業範囲】
・既存の案内資料10ページの文章を読みやすく整える
【納品物】
・編集可能な文書ファイル
・PDFは必要か要確認
【期限】
・最終納品：7月31日
・初稿確認日：要確認
【確認方法】
・初稿を一度ご確認いただき、修正点をご共有いただく
【未決定】
・画像の差し替えを作業範囲に含むか
・修正回数
上記の理解で進めてよいでしょうか。
相違がありましたら、お知らせください。
依頼にないPDFや画像差し替えを、AIが勝手に作業範囲へ加えていません。未決定を質問として残しています。
場面別の確認メール例（そのまま使えます）
[ ] の中を入れ替えてください。着手する前に送るのが要点です。作業を始めてからの確認は、やり直しの相談になってしまいます。
① 依頼を受けたときの基本の形
件名：ご依頼内容の確認（[案件名]）
[会社名] [担当者名]様
ご依頼いただき、ありがとうございます。
着手前に、認識に相違がないか確認させてください。
【作業範囲】
・[やること]
・[やること]
【含まないと理解している範囲】
・[やらないこと]
【納品物】[形式・点数]
【期限】[日付]
【途中の確認】[初稿を[日付]にお送りする／なし]
【修正回数】[回数／要確認]
上記で進めてよろしいでしょうか。
相違がございましたらお知らせください。
「含まない範囲」を書くのが、この確認でいちばん効きます。あとで「当然やってくれると思った」を防げます。
② 依頼があいまいで、そのままでは始められないとき
ご依頼ありがとうございます。
着手にあたり、下記を確認させてください。
・[確認したいこと]（例：どこまでを対象とするか）
・[確認したいこと]（例：完成とみなす状態）
・[確認したいこと]（例：使う素材はご提供いただけるか）
お手数ですが、[日付]までにお教えいただけますでしょうか。
それ以降になる場合、[期限]の納品が難しくなる可能性がございます。
確認が遅れると納期に影響することを、責めずに伝えておきます。
③ 期限が厳しいとき
[日付]のご希望、承知いたしました。
現在の作業量から、下記のいずれかであれば対応可能です。
・[日付]までに、[範囲を絞った内容]
・[日付]（[延ばした日付]）までに、ご依頼いただいた全範囲
ご都合のよいほうをお選びいただけますでしょうか。
「無理です」ではなく選択肢にすると、相手も社内で調整できます。
④ 途中で範囲が増えたとき
[追加のご依頼]について承知いたしました。
当初お約束した範囲に含まれていない作業となりますので、
下記のとおりご相談させてください。
【追加作業】[内容]
【追加のお時間】[期間]
【納期への影響】[日付] → [日付]
【費用】[金額／別途お見積り／追加なし]
ご了承いただけましたら、進めさせていただきます。
その場で受けずに、一度書いて確認します。ここを曖昧にすると、範囲が際限なく広がります。
⑤ 受けられないとき（断る）
このたびはお声がけいただき、ありがとうございます。
[理由：現在の作業量／専門外など、書ける範囲で]により、
今回はお引き受けすることが難しい状況です。
[代わりにできること／お力になれそうな時期／なければこの行は消す]
せっかくのお話をいただきながら申し訳ございません。
またの機会にご相談いただけますと幸いです。
⑥ 完成条件をそろえて着手を伝える
ご確認いただき、ありがとうございます。
下記の内容で着手いたします。
【作業範囲】[確定内容]
【納品物】[形式]
【期限】[日付]
【途中のご確認】[日付]
進捗に変更が生じた場合は、早めにご連絡いたします。
受注時の確認に書かないほうがよいこと
- 「だいたい分かりました」で始める— 分かったつもりの範囲が、いちばん揉めます
- 含まない範囲を書かない— 相手は「頼めば全部やってくれる」と受け取ります
- 完成の条件を決めない— 「よくなるまで」は終わりがありません。回数か日付で区切ります
- 口頭の追加依頼をそのまま受ける— 一度文面にしてから進めます
- 確認せずに着手する— 作り直しの時間は、確認にかける10分よりずっと長くなります
6. 使うときの注意
確認メールは契約書の代わりではありません。金額、著作権、個人情報、納期遅延時の扱いなど重要な条件は、正式な発注書・見積書・契約書を優先します。
こちらから外注を頼む場合は、依頼内容を一枚にする方法へ。見積もりをお願いする段階なら、見積もり依頼メールが使えます。資料の特定箇所を見てもらう連絡は、資料の確認依頼メールへ進んでください。
7. 今日できたこと
- 依頼内容を五つの確認項目に分けられた。
- 曖昧な条件を、勝手に埋めず質問にできた。
- 納品物と期限を相手と確認できた。
- 正式な返答を待ってから着手する線を引けた。
確認は仕事を遅くするものではなく、完成の認識をそろえてから進むための準備です。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：「分かったつもり」で始める前に、完成の形を一回そろえよ。聞くひと手間が、あとを楽にするで。