やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「注文を受けた商品が欠品しました。入荷日はまだ確定していません。お詫びだけでは足りない気がしますが、何を書けばよいでしょうか」
欠品のお知らせは、謝罪の長さよりも、何が用意できないか、今どこまで分かっているか、どんな選択肢があるか、次はいつ連絡するかが大切です。
AIは情報を読みやすい順へ整えられます。ただし、入荷日、代替商品、返金可否を推測させません。
2. 大丈夫です
ほー先輩：未定を無理に埋めんでええで。「分かったら連絡」やなく、次に確認する日を決めよ。
入荷日が未定でも、案内はできます。「現在確認中」「次回は○日に状況をお知らせします」と、確定情報と次の確認を分けます。
待つ、別商品を検討する、注文を取り消すなどの対応は、実際に提供できるものだけを示します。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、在庫表、仕入先からの連絡、注文条件、返金・変更ルールです。顧客名、注文番号、住所、連絡先に加え、実際の商品名、在庫、入荷見込み、対応条件、次の連絡日もAIへ渡しません。
AIには空の欠品案内様式だけを作らせ、実際の情報は承認された送信画面で人が入れます。
4. 実際にやってみる
1. 五つの事実を集める
対象商品、欠品の状態、現在の見込み、提供できる対応、次の連絡日を元資料から拾います。
一部だけ確保できる場合は、注文順、予約枠、店頭分などの配分ルールを責任者へ確認します。AIや担当者の感覚で、誰へ先に渡すかを決めません。
2. 確定と未確定を分ける
「来週入荷予定」と「仕入先へ確認中」を混ぜません。日付に根拠がなければ要確認にします。
3. AIへ空の案内様式だけを頼む
実際の商品・在庫・注文・顧客・入荷見込み・対応条件を入力せずに使える、
欠品・入荷遅れ案内の空の様式を作ってください。
項目は「お詫び」「対象」「現在分かっていること」「入荷見込みの確度」
「選べる対応」「次の連絡日」「問い合わせ方法」とします。
入荷日、原因、代替品、値引き、返金、取り置きを推測・約束せず、
人が記入していない欄は「要確認」と残せる形にしてください。
空の様式を承認された送信画面へ移し、実際の商品、在庫、入荷見込み、提供可能な対応、次の連絡日は在庫表・仕入先連絡・販売条件を見ながら権限のある担当者が記入します。実情報をAIへ戻しません。
4. 注文ごとの条件を確認する
支払済みか、発送前か、セット商品の一部かで対応が変わります。AIの共通文をそのまま全員へ送りません。
定期便、予約商品、セット品、業務に必要な材料では、欠品の影響が異なります。分割発送の送料、代替品との差額、キャンセル期限も、利用規約と注文記録にあるものだけを案内します。
5. 掲載先と在庫表示をそろえる
メールだけでなく、商品ページ、店頭表示、予約・注文画面の在庫表示も更新します。
再入荷後は、在庫表示を戻す前に入荷数と引当済み注文を照合します。欠品中に受け付けた問い合わせや予約へ連絡したかを一覧で確認し、「入荷したが案内が届いていない」状態を残しません。
5. 完成例
以下は架空の例です。
件名：商品Aの欠品について
このたびは商品Aをご注文いただき、ありがとうございます。
現在、商品Aは欠品しており、入荷日を仕入先へ確認しています。
現時点でご案内できる対応は次のとおりです。
・入荷まで待つ
・代替商品を検討する（候補は要確認）
・注文の取り消しを相談する
7月20日までに、入荷状況をあらためてご連絡します。
ご迷惑をおかけし、申し訳ありません。
入荷日を作らず、次に状況を知らせる日だけを明確にしています。
場面別のお知らせ例（そのまま使えます）
[ ] の中を入れ替えてください。欠品の連絡でいちばん大事なのは、相手が次に何を選べるかを示すことです。
① 入荷日がまだ分からないとき
件名：[商品名]の欠品について
このたびは[商品名]をご注文いただき、ありがとうございます。
申し訳ございません。[商品名]は現在欠品しており、
入荷時期を仕入先へ確認しております。
現時点でご案内できる対応は下記のとおりです。
・入荷までお待ちいただく
・[代替商品名]をご検討いただく
・ご注文の取り消し
[日付]までに、入荷状況をあらためてご連絡いたします。
ご希望がございましたら、それまでにお知らせください。
② 入荷日が分かったとき
[商品名]の入荷日が[日付]と分かりましたのでご連絡いたします。
【発送予定】[日付]頃
【お届け予定】[日付]頃
お待ちいただくことが難しい場合は、
[日付]までにご連絡いただければ、ご注文の取り消しを承ります。
③ 代替商品を案内するとき
[商品名]は入荷の目処が立っておりません。
代わりに[代替商品名]をご用意できます。
【違い】
・[違う点1]
・[違う点2]
【同じ点】[同じ点]
【価格】[金額]（差額は[返金／追加請求／なし]）
ご希望であれば[日付]に発送できます。
このままお待ちいただくこともできますので、ご希望をお聞かせください。
違いを先に書きます。「ほぼ同じです」で送ると、届いてから揉めます。
④ 販売を終了するとき
[商品名]につきましては、[理由：メーカー生産終了など]により、
今後の入荷の予定がございません。
ご注文は取り消しとさせていただき、
[お支払い済みの場合の返金処理]をいたします。
代わりになる商品として[代替商品名]がございます。
ご希望でしたらご案内いたしますので、お気軽にお申し付けください。
⑤ 店頭の掲示
[商品名]
ただいま品切れとなっております。
次回入荷は[日付／未定]です。
お取り置き・お取り寄せを承ります。
[受付]までお声がけください。
「入荷未定」でも、取り置きができるかを書くと来店の無駄足が減ります。
⑥ 一部だけ欠品しているとき（分納の相談）
ご注文いただいた[商品名]のうち、
[欠品している商品]が欠品しております。
・[在庫のある商品]を先に発送し、残りを[日付]頃に発送
・すべて揃ってから[日付]頃にまとめて発送
送料は[分納でも変わりません／別途かかります]。
どちらをご希望か、お知らせいただけますでしょうか。
欠品のお知らせに書かないほうがよいこと
- 確認できていない入荷日— 「来週には」で送ると、また謝ることになります。「確認中」と書きます
- 選択肢を出さない— 待つしかない形にすると、相手は他所で買います
- 代替商品を「同等品」とだけ書く— 違いを先に書きます
- 仕入先や社内の事情（「メーカーの対応が遅く」）— 相手には関係がありません
- 連絡の間隔を空ける— 状況が変わらなくても「まだ確認中です」と決めた日に連絡します
店頭で品切れを知らせる場合は、品切れの店頭案内と代替の伝え方が場面に合います。
6. 使うときの注意
返金、キャンセル、代替品、分割発送は、利用規約と注文条件を責任者が確認します。安全性や品質に関わる回収・販売停止は、通常の欠品案内ではなく職場の正式手順を優先します。
案内後は、連絡済みの注文と未対応の注文を分け、必要な担当者だけが見られる場所で管理します。
7. 今日できたこと
- 欠品の確定情報と未確定情報を分けられた。
- 入荷日を推測せず、次の連絡日を示せた。
- 実際に提供できる選択肢だけを書けた。
- 在庫表示と個別連絡をそろえられた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：言いにくい知らせほど、次にどうできるかが見えたら安心につながるで。