やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「会議で聞きたいことを集めたら20個になりました。全部質問すると、いちばん決めたいことまで届きません」
質問を今日決める、事実を確認する、情報を共有するへ分けます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：同じ質問に見えても、決める話と確かめる話は別もんや。
分類すると、会議で扱うものと担当者が持ち帰るものを分けられます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、職場で承認された議題・会議資料です。ChatGPTには実際の質問、議題、資料、参加者、発言、人事評価、予算、契約、未公開情報を渡さず、空の質問整理表だけを作らせます。
4. 実際にやってみる
1. AIへ空の質問整理表を頼む
実際の会議・質問・議題・資料・参加者を使わず、会議前の空の質問整理表を作ってください。
欄は「会議の目的」「質問」「決めるため」「事実を確認するため」「共有するため」「必要な資料」「誰へ確認するか」「会議で決めなくてよいこと」「要確認」にしてください。
目的、質問、答え、担当者、資料、優先順位は書き込まず、空欄にしてください。
空の表を職場で承認された会議準備資料へ移します。
2. 会議の目的を人が書く
正式な開催案内や議題を見て、「来月の受付方法を決める」のように、会議終了時に何が決まればよいかを書きます。
3. 質問を一行ずつにする
一つの行に複数の質問を混ぜません。
4. 人が順番を決める
今日決める項目を先に置き、必要な決定者と資料がそろっているか確認します。
5. 終了時に行き先を残す
決定、担当確認、次回共有のどこへ進んだかを記録します。
5. 完成例
【今日決める】来月の受付時間を何時までにするか
【事実を確認する】現在の時間帯別件数はいくつか
【情報を共有する】新しい案内文の公開予定日
【要確認】決定できる責任者が出席するか
近い場面の記事として、文字起こしの録音準備の確認もあります。
質問を並べる土台となる議題や持ち時間が未整理なら、先に会議アジェンダのテンプレートで、今日決めることと確認事項の順番を決めます。
6. 使うときの注意
AIの分類は会議の決定ではありません。人事、法務、安全、予算、契約に関わる項目は正式な決裁者と手順を確認します。
7. 今日できたこと
- 実際の会議メモをAIへ渡さず、空の質問整理表を用意できた。
- 正式な議題と資料を見ながら、質問を三種類へ分けられた。
- 決める項目を先に扱えた。
- 持ち帰る確認事項を記録できた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：答えを急ぐ前に、何を決める質問かをそろえよな。