やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「会計ソフトの申請が承認待ちのままです。承認者へ催促したいのですが、何が足りないのか分かりません」
承認されない理由を想像せず、申請区分、担当、期限、差し戻し理由、次の確認へ分けます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：止まった場所が分かったら、聞くことも一つに絞れるで。
承認待ちは、却下やミスと同じではありません。まず正式な画面と職場の承認経路を確かめます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと架空の申請状況です。実際の氏名、金額、取引先、口座、領収書、申請番号、画面の写し、ログイン情報はAIへ渡しません。
承認段階、通知、差し戻し、代理承認の機能はサービスや契約で変わるため、最新の公式情報と職場ルールで確認します。
4. 実際にやってみる
1. どこで止まっているか確かめる
下書き、申請済み、一次承認、最終承認、差し戻しなど、公式画面に表示された状態だけを確認します。
2. 期限と担当を確認する
処理期限、次の承認者、不在時の正式な代理経路を、承認済みの台帳や規程へ戻って確認します。
3. 不足を分ける
添付、説明、勘定科目、承認順など、画面や記録で確認できる不足だけを書きます。理由は推測しません。
4. AIに確認メモを頼む
次の架空の承認状況を、確認メモにしてください。
「現在の段階」「担当」「期限」「記録で確認できた不足」「質問」「次の確認日」に分けてください。
承認結果、差し戻し理由、会計上の判断を推測しないでください。
実際の金額、取引、個人情報を入れる欄は作らないでください。
5. 正式な経路で一つだけ確認する
管理画面のコメント、職場のチャット、メールなど、承認された連絡方法で確認します。
5. 完成例
【現在の段階】一次承認待ち（架空）
【担当】要確認：承認台帳で確認
【期限】今週中
【記録で確認できた不足】添付の有無を要確認
【質問】確認に必要な情報はありますか
【次の確認日】翌営業日
近い場面の記事として、会計ソフトの証憑確認のルールもあります。
6. 使うときの注意
AIに承認、税務・会計判断、代理承認の可否を決めさせません。急ぎの支払い、不正利用、二重支払い、個人情報の誤送信が疑われる場合は通常の催促より先に職場の緊急手順へ連絡します。
7. 今日できたこと
- 承認待ちと差し戻しを分けられた。
- 不足と理由の推測を分けられた。
- 正式な確認先と次の期限を決められた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：承認を急がせるより、止まった場所を一緒に確かめる連絡にしよな。
