やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「請求書や領収書を会計ソフトへ入れていますが、確認する人によって差し戻しの理由が違います」
確認を、対象、確認項目、入力担当、確認担当、期限、差し戻し、承認、記録、要確認へ分けます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：先に『誰が何を見るか』をそろえたら、戻す理由も伝わりやすいで。
全員が同じ税務判断をするのではなく、入力、事実確認、承認、専門判断の役割を分けます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと架空の確認条件です。実際の領収書、請求書、口座、取引先、金額、税番号、会計データ、認証情報をAIへ渡しません。
AIに勘定科目、税区分、控除可否、証憑の有効性、不正、承認結果を判断させません。正式資料、会計担当者、税理士など職場の確認先を優先します。
4. 実際にやってみる
1. 対象と原本の場所を決める
何を確認対象にするか、原本をどこで見るか、AIへ渡さない情報を決めます。
2. 事実確認と専門判断を分ける
日付、取引先、金額、添付の有無などの照合と、税区分や処理方法の判断を別にします。
3. 担当・期限・差し戻しをそろえる
入力した人、確認する人、承認する人を分け、差し戻すときは不足箇所と確認先を残します。
4. AIへ確認表の型を頼む
次の架空の運用条件を、会計証憑の確認表にしてください。
「対象」「事実確認」「専門判断」「入力担当」「確認担当」「承認担当」「期限」「差し戻し理由」「記録」「要確認」に分けてください。
勘定科目、税区分、控除可否、証憑の有効性、不正、承認結果を推測しないでください。
領収書や請求書の実データを入力する欄は作らないでください。
5. 少数の架空例で流れを試す
実データを使う前に、架空の条件で担当と差し戻しの流れを確認します。運用開始後も例外を勝手に一般化しません。
5. 完成例
【対象】職場で決めた種類の証憑
【事実確認】日付・取引先・金額・添付の有無
【専門判断】税区分と処理方法は会計担当へ
【入力担当】職場で指定
【確認担当】入力者とは別に指定
【期限】締め日から逆算して設定
【差し戻し理由】不足箇所と確認先だけを記録
【要確認】例外処理と承認権限
6. 使うときの注意
電子帳簿保存、インボイス、保存期間、承認経路は事業者や制度で異なります。AIの説明だけで運用を決めず、最新の公式情報と専門窓口を確認します。
7. 今日できたこと
- 事実確認と専門判断を分けられた。
- 入力・確認・承認の担当をそろえられた。
- 差し戻し理由と要確認を残せた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：会計の確認は、便利な型と人の判断をきちんと分けよな。
請求書を取り込む前は対象期間・重複・税区分・承認の確認、利用者を増やす前は閲覧・入力・承認権限の分離へ進めます。
領収書を受け取る段階で宛名や但し書きが決まっていない場合は、先に領収書の宛名・但し書きを経理へ確認する手順へ戻ります。
