文字起こしの一部を共有する前に、対象区間・前後文脈・閲覧者を確認する

1. 今日の相談

「一時間の文字起こしから、必要な発言だけを抜き出して共有したいです。短くまとめればよいでしょうか」

抜粋共有を、目的、対象区間、前後文脈、発言者、閲覧者、共有期限、削除日、要確認へ分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：一文だけ切り取る前に、その前後で意味が変わってへんか確かめよな。

全文を配ることと、必要な範囲だけ共有することは別です。短くするほど、発言の条件や保留が落ちていないかを確認します。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTです。AIには、実際の会議とは関係のない固定練習文「公開済みの町内読書会の相談」だけを渡し、空の共有確認表を作ります。実際の抜粋メモ、録音、全文、実名、所属、連絡先、会議URL、顧客情報、未公開情報はAIへ渡しません。

AIは確認表の型を作るだけです。発言者の意図、共有してよい範囲、正しい抜粋、同意の有無を推測させません。

4. 実際にやってみる

1. 共有する目的と相手を決める

決定事項の確認、作業の引き継ぎなど、何のために誰へ渡すかを先に書きます。

2. 対象区間と前後を原音で確かめる

時刻だけを目印にし、前後の条件、否定、保留、言い直しが落ちていないか人が確認します。

3. 正式記録との関係を残す

抜粋を正式な議事録の代わりにせず、正本の保管場所と確認者を承認された記録へ残します。

4. AIへ空の共有確認表を頼む

実際の会議とは関係のない固定練習文「公開済みの町内読書会の相談」を使い、文字起こし共有前の空の確認表を作ってください。
「目的」「対象区間」「前後文脈」「発言者表記」「閲覧者」「共有期限」「削除日」「正式記録」「要確認」に分けてください。
実際の目的、区間、発言、閲覧者、期限、同意、決定事項は書かず、すべて空欄にしてください。
各欄に「原音・正式記録・職場ルール・責任者へ戻る」と付けてください。

空の確認表を承認済みの共有記録へ移し、実際の内容は、原音と正式記録を扱う権限のある人が記入します。

5. 共有後の期限と削除を確認する

閲覧できる人、再共有の可否、リンク期限、ダウンロード、削除担当を人が設定画面と職場ルールで確認します。

5. 完成例

【目的】（正式な共有依頼から人が記入）
【対象区間】（原音へ戻って人が記入）
【前後文脈】（原音と正式記録から人が記入）
【閲覧者】（職場ルールと責任者確認後に人が記入）
【共有期限】（正式な設定から人が記入）
【正式記録】（正本の保管先を人が記入）
【要確認】（確認先と削除担当を人が記入）

6. 使うときの注意

短い抜粋でも、声、話し方、珍しい出来事、日時、役職の組み合わせから個人が分かることがあります。録音と文字起こしの共有条件、本人への説明、保管・削除は、職場の規程と承認経路を優先します。

7. 今日できたこと

• 抜粋する目的と閲覧者を先に決められた。
• 前後文脈を原音と正式記録で確認できた。
• 共有期限と削除担当を残せた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：短く見せるときほど、元の意味へ戻れる道を残そな。

聞き取れない箇所は時刻・原音・要確認の残し方、数字や否定は時刻・原音・元資料から照合する方法へ進めます。