やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「月次の締め処理をした後で、入力の誤りに気づきました。すぐ直してよいのか、誰へ確認するのか分かりません」
締め後の修正は、入力欄だけの問題とは限りません。対象期間、修正箇所、影響範囲、承認者、修正後の再確認へ分けます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：慌てて上書きせんでもええ。直す前の確認を残したら、あとから追えるで。
誤りへ気づいた時点で、まず現状を変えずに正式な手順を確認します。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと架空の修正状況です。実際の金額、取引先、口座、仕訳、証憑、申告情報、画面の写し、ログイン情報はAIへ渡しません。
締め解除、修正履歴、再集計、権限、承認の機能はサービスや契約で変わるため、最新の公式情報と職場の規程で確認します。
4. 実際にやってみる
1. 対象期間を固定する
何月分か、締め済みか、申告・支払い・社内報告に使った後かを正式な画面で確認します。
2. 影響するものを並べる
元帳、請求、支払い、残高、集計表、提出済み資料など、再確認が必要な候補を挙げます。影響を断定せず、担当者が確かめる項目にします。
3. 権限と承認先を確認する
誰が修正できるか、締め解除が必要か、承認や変更記録が必要かを職場の正式手順へ戻って確認します。
4. AIに確認メモを頼む
次の架空の締め後修正メモを、修正前の確認表にしてください。
「対象期間」「確認できた誤り」「影響を確認するもの」「承認先」「修正後の再確認」「要確認」に分けてください。
仕訳、税務・会計判断、修正方法、影響結果を推測しないでください。
実際の金額、取引、個人情報を入れる欄は作らないでください。
5. 承認後に修正し、履歴を残す
正式な権限者が承認済み手順で修正します。修正前後、承認者、日時、再確認した資料を承認済みの記録へ残します。
5. 完成例
【対象期間】前月分（架空）
【確認できた誤り】区分の選択違い
【影響を確認するもの】月次集計、提出済み報告
【承認先】要確認：経理手順書で確認
【修正後の再確認】集計の再出力、変更履歴
【要確認】締め解除の要否、再提出の要否
6. 使うときの注意
AIに修正仕訳、税務処理、締め解除、再提出の要否を判断させません。不正利用、二重支払い、申告誤り、情報漏えいが疑われる場合は、通常の修正より先に職場の緊急報告と専門窓口への確認を優先します。
7. 今日できたこと
- 締め後の修正を上書き作業だけで考えずに済んだ。
- 影響範囲と承認先を分けられた。
- 修正後に確認する資料と履歴を残せた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：間違いを見つけたときこそ、戻る道を先に確かめよな。
会計ソフトを替える前の準備は移すデータと切替日の整理、承認待ちで止まった場合は担当・期限・差し戻し理由の確認へ進めます。
