やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「外注先から返事がありません。納期が近いので催促したいのですが、強い文面にはしたくありません」
連絡が止まった理由を想像せず、未回答の事項、合意した期限、確認できた進捗、今回の質問、次の連絡日、正式な相談先へ分けます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：返事がない時間に、相手の事情まで作らんでええ。確認したいことだけ書こ。
返信がないことと、契約違反や放棄は同じではありません。まずサービス内の履歴と合意内容を確認します。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、固定例「町内工作クラブの展示札案の確認が未回答」です。AIには固定例だけを渡して空欄の確認文型を作らせ、実際の連絡履歴、期限、進捗、業務影響、相談先は入力しません。
実案件はAIの外で、サービス内履歴、契約、正式な案内を人が照合し、承認済み連絡文へ記入します。氏名、連絡先、契約書、未公開素材、決済情報、アカウント画面、メッセージ全文もAIへ渡しません。
連絡、納品、キャンセル、返金、紛争時の手順はサービスと契約で変わるため、最新の公式情報と当事者間の合意を確認します。
4. 実際にやってみる
1. 最後の連絡と期限を確認する
最後に送受信した日、相手が回答すると合意した日、納期、途中確認日をサービス内の正式な履歴で確認します。
2. 未回答を一問に絞る
進捗、素材受領、納品予定、変更可否など、今回返事が必要な事項を一つにします。
3. 連絡経路を増やす前に規約を見る
サービス外の連絡へ移らず、公式のメッセージ、サポート、相談手順を確認します。
4. AIに確認文の下書きを頼む
町内工作クラブの展示札案について、途中確認日の翌日になっても紙案の確認が未回答、という固定例だけを使って、短い確認文の見本を作ってください。
「前回確認した事実」「未回答の一問」「回答をお願いする日」「次の正式な確認経路」を含めてください。
相手の事情、感情、責任、作業状況を推測しないでください。
脅す表現、緊急性を誇張する表現、サービス外の連絡を促す表現は使わないでください。
最後に、実案件をAIへ入力せず人が記入する空欄の確認文型も付けてください。
5. 送信後の次の時点を決める
同じ文面を連投せず、次に確認する日時と、その時点で使う正式な相談先を記録します。
5. 完成例
町内工作クラブの展示札案について確認です。
固定例の途中確認日は昨日でした。
紙案を確認できる時期をお知らせいただけますでしょうか。
次に確認する日と正式な相談先は、人が実際の案内で確認します。
6. 使うときの注意
AIに相手の事情、責任、契約違反、返金やキャンセルの可否を判断させません。金銭、権利、個人情報、ハラスメント、安全上の問題がある場合は、通常の催促だけで済ませず、契約とプラットフォームの正式手順を優先します。
7. 今日できたこと
- 返事がない理由を推測せずに済んだ。
- 未回答を一問に絞れた。
- 次の正式な相談経路まで決められた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：強い言葉を足すより、答えてほしい一問を見えるようにしよな。
依頼前なら依頼内容を一枚にする方法、途中で内容が変わった場合は変わる範囲・費用・納期の相談を使えます。
