受付で分からない質問を受けたら、即答・確認・案内先に分ける

1. 今日の相談

「受付で質問を受けましたが、答えが分かりません。待たせたくなくて、たぶんこうだと思いますと言いそうになります」

分からないときは、今伝えられる事実、確認が必要なこと、回答できる担当、折り返し方法、期限へ分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：即答せんことは、逃げやない。正しい人につなぐのも受付の仕事やで。

早い返事より、誤案内を残さないことが大切です。まず自分の回答範囲と職場の案内ルールを確認します。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと架空の質問です。実際の氏名、連絡先、相談内容、契約、予約、健康、苦情の詳細はAIへ渡しません。

4. 実際にやってみる

1. 質問を一文で確かめる

「確認したいのは、変更できる期限でよいですか」のように、相手の質問を短く言い直します。

2. 三つへ分ける

掲示や正式資料で今分かること、担当確認が必要なこと、受付では答えないことへ分けます。

3. 回答担当と期限を確認する

誰が回答できるか、いつまでに確認できるか、どの連絡方法を使うかを正式な担当表で確かめます。

4. AIに受付メモの型を頼む

次の架空の受付質問を、確認メモにしてください。
「質問の要点」「今伝えられる事実」「確認が必要なこと」「回答担当」「折り返し方法」「期限」に分けてください。
資料にない答え、担当者、期限、例外、相手の事情を推測しないでください。
個人情報や実際の相談内容を入れる欄は作らないでください。

5. 確認して返すことを伝える

「確認して本日中にお返事します」のように、できる範囲の期限を案内します。守れない期限は約束しません。

5. 完成例

【質問の要点】架空の申込内容を変更できる期限
【今伝えられる事実】受付窓口では変更可否を決められない
【確認が必要なこと】変更期限と手続き
【回答担当】要確認：担当表で確認
【折り返し方法】相手が希望した承認済みの方法
【期限】本日中に確認可否を連絡

6. 使うときの注意

AIに契約、料金、返金、予約変更、採用、健康、安全の回答を作らせません。事故、けが、脅迫、情報漏えい、緊急性のある相談は通常の折り返しメモより先に職場の緊急手順へつなぎます。

7. 今日できたこと

• 分からないまま即答せずに済んだ。
• 質問と確認先を短く記録できた。
• 折り返しの方法と期限を案内できた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：答えを持ってへんときは、答えまでの道を丁寧に渡そな。

繰り返し聞かれる質問はよくある質問への答え方、対応が複数回にまたがる場合は問い合わせ履歴メモへ整理します。