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外部共有リンクの相手・期限・解除確認メモ
社外へ共有リンクを送る前に、閲覧者、権限、期限、再共有、解除方法をそろえる型です。
コピーして使えます
次の実務と無関係な架空例を参考に、外部共有リンクの確認メモの空欄だけを作ってください。
「共有目的」「見る人」「対象ファイル」「閲覧・編集権限」「期限」「ダウンロード・再共有」「送信先の照合」「解除方法」「要確認」に分けてください。
実在の氏名、メールアドレス、共有URL、ファイル名、顧客情報、認証情報を入力する欄は作らないでください。
権限設定や送信を自動で実行せず、不明な項目は「要確認」と残してください。
【実務と無関係な架空例】
町内工作クラブの作品見本を別の読書会へ期限付きで貸し出す。目的、受取人、見本と版、できること、期限、複製・再貸出、返却確認の担当を分ける。
実際の共有目的、相手、ファイル、版、権限、期限、送信先、解除方法は含めず、記入欄だけを残してください。
使い方
- AIには上の工作クラブ例だけを渡し、実際の共有目的、相手、ファイル、版、権限、期限、送信先、解除方法は入力しません。
- 出てきた空欄型を承認済みの外部共有記録へ移し、実情報は正式な依頼と管理画面から人が記入します。
- 「リンクを知っている全員」ではなく、必要な相手だけが見られる設定を管理画面で確認します。
- 送る前に承認されたテスト用ファイルで見え方を確認し、期限と解除担当を人が決めます。
- 共有終了後はリンクを開き直し、権限が外れたことまで確認します。
ほー先輩：送る日と見えなくする日を、一組で決めとこな。
⚠️ 共有サービスごとに権限・期限・再共有の挙動が異なります。職場の規程とサービスの最新管理画面を優先してください。
やさしいAI仕事術