外注先へ改善点を伝える前に、事実・影響・希望・確認期限を分ける

1. 今日の相談

「外注した成果物に改善してほしい点があります。相手を責めず、必要な修正を具体的に伝えたいです」

連絡を、確認できた事実、業務への影響、希望する状態、優先順位、確認期限、要確認へ分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：『よくない』より、『ここが依頼と違って見える』から始めよな。

人の能力や姿勢を評価せず、依頼書と成果物を照らした事実から書けば、話し合える連絡になります。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPT、依頼書・見積・契約などの正本、承認された連絡画面です。ChatGPTには空の連絡型だけを作らせます。実案件の差分、案件名、相手名、契約書、未公開の成果物、顧客情報、アカウント、連絡先、支払い情報は、名前を置き換えてもAIへ渡しません。

修正回数、追加費用、納期、権利、検収は、利用サービスの公式情報と当事者間の合意で確認します。

4. 実際にやってみる

1. 依頼との差分を事実で書く

場所、表記、形式、数量など、依頼記録と照合できる差分だけを書きます。

2. 影響と希望を分ける

「公開日に使えない」と「この形式に直してほしい」を別にします。相手の意図や原因を推測しません。

3. 優先順位と期限を確認する

必須と相談事項を分け、期限は一方的に決めず、契約と相手の回答を確認します。

4. AIへ空の連絡型を頼む

外注先へ改善点を伝える、空の連絡ひな形を作ってください。
「確認できた事実」「業務への影響」「希望する状態」「優先順位」「確認したいこと」「確認期限」に分け、担当者が後から入力できる空欄を置いてください。
相手の能力、姿勢、意図、原因を推測しないでください。
実際の案件、成果物、契約、修正、費用、期限は作らないでください。

5. 承認された連絡画面で、人が正本から記入する

空のひな形を承認された連絡画面へ移します。対象箇所、影響、希望、期限、添付物は、依頼書・見積・契約・成果物を見ながら担当者が記入します。送信前に正本と再照合し、相手が質問できる書き方にします。

5. 完成例

成果物Aについて、依頼内容との確認をお願いします。

【確認できた事実】指定した見出しが一か所、別の表記になっています。
【影響】公開前の確認がこの箇所で止まっています。
【希望】依頼書の表記へそろえられるかご確認ください。
【優先順位】この一か所を先に確認したいです。
【要確認】対応可否と確認できる時期をお知らせください。

6. 使うときの注意

契約外の作業を当然の修正として求めません。品質、権利、費用、納期に争いがある場合は、正式な契約記録とサービスの相談窓口を優先します。

7. 今日できたこと

• 人の評価と成果物の事実を分けられた。
• 実案件をAIへ渡さず、改善の希望と優先順位を具体化できた。
• 契約にない条件を作らず質問で残せた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：直す場所と目指す形が見えたら、責める言葉はいらんで。

途中で条件を変える場合は外注の途中変更、納品後の照合は依頼内容との確認へ進めます。