やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「届いた請求書を会計ソフトへまとめて取り込みます。重複や税区分の誤りを防ぐには、何を先に見ればよいでしょうか」
取り込み前後を、対象期間、重複、取引先、税区分、承認、原本、件数照合へ分けます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：一枚ずつ仕訳を決める前に、取り込む箱の中身をそろえたらええで。
AIに請求書を読ませなくても、確認項目の型は作れます。実データは承認された会計環境の中で扱います。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと架空の取り込み状況です。実際の請求書、金額、口座、取引先、登録番号、税情報、顧客情報、画面の写し、ログイン情報はAIへ渡しません。
AIは確認表の下書きだけに使います。税区分、計上日、勘定科目、控除、支払いの判断は、正式な資料と担当者が行います。
4. 実際にやってみる
1. 対象期間と状態を決める
対象月、未登録、承認前など、今回取り込む範囲を正式な画面で決めます。
2. 重複候補を分ける
同じ請求書番号、取引先、日付、金額に見えるものがあれば自動で削除せず、人が原本と登録済みデータを照合します。
3. 判断が必要な項目を残す
税区分、計上日、費用区分、複数部門への配分などは「要確認」とし、AIに決めさせません。
4. AIへ確認表を頼む
次の架空の取り込み状況を、請求書取り込み前後の確認表にしてください。
「対象期間」「重複候補」「取引先」「税区分・計上」「承認」「原本保管」「取り込み後の件数」「要確認」に分けてください。
金額、税務判断、勘定科目、登録済みかどうかを推測しないでください。
実際の請求書や個人情報を入力する欄は作らないでください。
5. 取り込み後に件数を照合する
対象件数、取込成功、除外、エラーの合計を確認し、原本と正式画面へ戻って照らします。
5. 完成例
【対象期間】架空の当月分
【重複候補】要確認：登録済み一覧と照合
【税区分・計上】担当者が原本と職場ルールで確認
【承認】取り込み担当と承認者を分ける
【原本保管】承認された保管場所へ
【取り込み後】対象・成功・除外・エラーの件数を照合
6. 使うときの注意
請求書の読み取り結果をそのまま正しいとしません。税務・会計処理へ影響する項目は、職場の責任者と会計・税務の正式窓口を優先します。
7. 今日できたこと
- 取り込む対象と重複候補を分けられた。
- 税区分をAIに決めさせず要確認にできた。
- 取り込み前後の件数を照合できた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：速く入れることより、あとで一枚ずつ確かめられることが大事やで。
年度切り替え前の確認は前期閲覧・残高・出力の確認、締め後の修正は期間・影響・承認の確認へ進めます。
