やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「会計ソフトで新年度を始めます。年度を切り替えたら、前期のデータが見えなくなったり、残高が変わったりしないか不安です」
年度切り替えは、日付を変えるだけでなく、前期の未処理、閲覧・出力、残高、権限、バックアップ、切り替え後の照合へ分けます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：切り替えるボタンを押す前に、前へ戻って確かめる道を残そな。
サービスごとに締め・繰越・年度切り替えの扱いは異なります。最新の公式情報と職場の会計手順を先に確認します。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと架空の年度切り替え状況です。実際の金額、口座、取引先、仕訳、証憑、申告情報、画面の写し、ログイン情報はAIへ渡しません。
AIに頼むのは確認項目の整理だけです。残高、繰越、税務処理、修正の要否は、正式な帳簿と担当者が判断します。
4. 実際にやってみる
1. 前期の未処理を確認する
未承認、未入金、未払、未確定の取引がないかを正式な画面と手順で確認します。AIに取引の状態を判定させません。
2. 閲覧・出力できるものを確かめる
前期の元帳、残高、請求、証憑、変更履歴を切り替え後も見られるか、必要な帳票を書き出せるかを確認します。
3. 権限とバックアップを確認する
切り替えを実行できる人、承認する人、戻せる範囲、バックアップの場所を職場の記録へ残します。
4. AIに確認表を頼む
次の架空の年度切り替え状況を、実行前後の確認表にしてください。
「前期の未処理」「閲覧・出力」「残高」「権限・承認」「バックアップ」「切り替え後の照合」「要確認」に分けてください。
金額、仕訳、税務処理、繰越結果を推測しないでください。
実際の会計データや個人情報を入力する欄は作らないでください。
5. 切り替え後に人が照合する
正式な権限者が実行し、期首残高、前期閲覧、帳票出力、連携状態を元の記録と照らします。
5. 完成例
【前期の未処理】要確認：承認待ちの有無
【閲覧・出力】前期元帳と残高表を確認
【残高】正式な帳簿と切り替え後に照合
【権限・承認】実行者と確認者を分ける
【バックアップ】保管場所と復元手順を確認
【要確認】連携サービスへの影響
6. 使うときの注意
年度切り替えや締め解除をAIの提案だけで実行しません。申告・支払い・監査へ影響する可能性がある場合は、職場の責任者と会計・税務の正式窓口を優先します。
7. 今日できたこと
- 前期の未処理と閲覧方法を分けられた。
- 権限とバックアップを先に確認できた。
- 切り替え後に照合する項目を残せた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：新しい年度へ進む準備は、前の年度を確かめられる状態まで作って完成やで。
締め後の誤りへ対応する場合は期間・影響・承認の確認、利用者権限を見直す場合は会計ソフトの権限確認へ進めます。
