やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「走り書きのメモをAIで表にしたいです。書いていない欄まで自然に埋められないか心配です」
依頼前に、目的、行、列、空欄、並び順、元情報、未確認、確認者へ分けます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：先に列名を決めて、書いてへん所は要確認のまま残してもらおな。
AIには並べ替えだけを頼み、事実の追加や判断は頼みません。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、固定の練習例「町内会の備品メモ（品名・数・置き場所）」です。AIには空欄の型だけを作らせます。実名、連絡先、顧客情報、契約、認証情報、未公開内容を削除・仮名化して実メモを渡すのではなく、表の型づくり自体を架空例で行います。
AIに空欄の内容、行同士の因果関係、優先順位、完了状況を推測させません。
4. 実際にやってみる
1. 表の目的を一つにする
比較する、確認する、引き継ぐなど、読む人が表で何をするかを決めます。
2. 行と列を先に決める
一行に置く単位と、必要な列名だけを書きます。元メモにない評価列は足しません。
3. 空欄の扱いを決める
書かれていない所は空欄または「要確認」とし、自然な補完を禁止します。
4. AIへ頼む
固定の練習例「町内会の備品メモ（品名・数・置き場所）」を見本に、指定した列だけの空欄の表を作ってください。
列は「項目」「元メモの内容」「確認元」「要確認」です。
メモにない列や内容を足さないでください。
空欄を推測で埋めず、「要確認」と残してください。
各欄は空欄にし、実際のメモの中身、実名、連絡先、顧客情報、契約、認証情報、未公開内容は入力しないでください。
各欄の末尾に「元メモ・確認元・担当者へ戻る」と添えてください。
5. 元メモと一行ずつ照合する
AIが作った空欄の型を承認済みの表・記録システムへ移し、人が元メモから記入します。行数、列名、数字、否定、空欄を確認し、使う列と並び順は人が決めます。実務へ使う場合は、AI画面ではなく承認済みの表・記録システムへ空の型を移し、正式資料から人が記入します。
5. 完成例
| 項目 | 元メモの内容 | 確認元 | 要確認 |
|---|---|---|---|
| ＿＿ | ＿＿（元メモの一文だけを人が記入） | 元メモ | ＿＿ |
| ＿＿ | ＿＿（書かれていなければ空欄のまま） | 担当者 | 内容 |
| ＿＿ | ＿＿（元メモの数字を人が転記） | 正式資料 | 数字 |
空欄を埋めず、何を確認するかだけを残しています。
6. 使うときの注意
表になると推測も事実のように見えやすくなります。見た目の整い方で信用せず、正式資料、担当者へ戻れる列を残します。AIの架空例と実務記録を混ぜません。
7. 今日できたこと
- 表の目的と列名を先に決められた。
- 空欄を要確認のまま残せた。
- 架空メモと一行ずつ照合し、実務は正式資料から記入する流れを作れた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：表は答えやなく、どこを確かめるか見つける道具にもできるで。
文章を箇条書きへ変えるときは事実・確認・次の行動へ分ける方法、複数案を比べるときは正解決めせず比較軸から見る方法へ進めます。