やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「AIに文章を短くしてもらったら、『確認します』『変更できます』と書かれました。誰が確認し、誰が変更できるのか分かりません」
使用前に、文、行為、行為者、対象、判断者、確認者、受け手、期限、根拠、要確認へ分けます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：日本語は主語を省けるぶん、大事な担当まで消えてへんか見よな。
AIには実際の文章を渡さず、主語を確認する空の照合表だけを頼みます。誰が行うか、誰に権限があるか、誰の判断かは元メモと承認済み資料から人が確認します。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと承認された文書画面です。ChatGPTには実際の文章や業務情報を渡さず、空の照合表だけを作らせます。
AIに行為者、権限者、判断者、責任者、決定事項を推測して補わせません。
4. 実際にやってみる
1. 動詞へ印を付ける
確認する、変更する、連絡する、承認する、停止する、支払うなど、誰が行うかで意味が変わる動詞を拾います。
2. 誰が・誰へ・何をに分ける
行為者、受け手、対象を書きます。「当社」「担当者」「お客様」などの範囲も元資料で確認します。
3. 行為者と判断者を分ける
作業する人と、許可する人が同じとは限りません。確認者と最終判断者も別欄にします。
4. AIへ照合表の型を頼む
実際の文章を使わず、主語と判断者の空の確認表を作ってください。
「文」「行為」「行為者」「対象」「受け手」「判断者」「確認者」「期限」「根拠」「要確認」に分けてください。
文、行為者、権限者、判断者、責任者、決定事項は書き込まず、空欄にしてください。
空の表を承認された文書画面へ移し、原文と元資料を見ながら人が記入します。
5. 主語を足した文と元文を並べる
主語を補って責任や権限が変わっていないか、元資料と一文ずつ照合します。
5. 完成例
【元文】確認後に変更します。
【行為】確認する／変更する
【行為者】要確認
【対象】受付時間
【判断者】責任者（元メモで確認）
【受け手】変更案内を読む人
【書き換え候補】責任者の確認後、担当者が受付時間の表示を変更します。
【要確認】担当者名・変更日
AIが主語を作らず、元メモと人の確認へ戻しています。
6. 使うときの注意
読みやすさのために毎文へ主語を入れる必要はありません。ただし、安全、金額、期限、権限、承認、連絡先に関わる文は、誰の行為・判断かを優先して明確にします。
7. 今日できたこと
- 行為者、対象、判断者を分けられた。
- 作業する人と許可する人を別に確認できた。
- 不明な主語を推測せず要確認に残せた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：誰がするか見える文は、読む人が次の一歩を選びやすいで。
指示語の確認はこれ・それ・同様を照合する方法、送信前は数字・約束・断定を確認する方法へ進めます。