やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「AIに文章を整えてもらうと読みやすくなりました。でも『これ』『その対応』『同様に』が何を指すのか、初めて読む人には分かりにくそうです」
使用前に、指示語、指す内容、根拠の文、読み手、前提資料、具体名への置き換え、重複、要確認へ分けます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：文章を知らん人が一文だけ読んでも、同じ物を指せるか試そな。
AIには指示語の候補抽出だけを頼みます。実際に何を指すか、どの名称が正式かは、元資料と内容を知る人が確認します。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、固定の練習例「町内会の連絡文に『その件はご対応ください』とある」です。AIには空欄の型だけを作らせます。顧客情報、実名、契約、未公開の決定、金額、認証情報をAIへ渡しません。
AIに「これ」「それ」「同様」「前述」「上記」が指す内容や、正式名称、決定事項を推測させません。
4. 実際にやってみる
1. 指示語へ印を付ける
これ、それ、その、同様、前述、上記、以下、当該など、別の場所を見ないと意味が決まらない語を拾います。
2. 指す内容を元資料で確認する
直前の名詞だけで決めず、元メモ、承認済み資料、見出しとの対応を見ます。分からなければ要確認にします。
3. 読み手と読む場所を想定する
メール本文だけ、掲示だけ、切り抜いた手順だけで読まれる場合、前提資料がなくても意味が通るか確認します。
4. AIへ照合表の型を頼む
固定の練習例「町内会の連絡文に『その件はご対応ください』とある」を見本に、指示語の確認表の空欄の型を作ってください。
「指示語」「前後の文」「指す内容の候補」「根拠」「読み手」「前提資料」「具体名への置き換え候補」「要確認」に分けてください。
指す内容、正式名称、決定事項を推測して確定しないでください。
分からない箇所は「要確認」と残してください。
各欄は空欄にし、実際の文章、顧客情報、実名、契約、未公開の決定、金額、認証情報は入力しないでください。
各欄の末尾に「元メモ・承認済み資料・確認者へ戻る」と添えてください。
5. 元文と置き換え後を並べる
AIが作った空欄の型を自分の手元のメモへ移し、人が元メモと承認済み資料から記入します。具体名へ直して意味が変わっていないか、同じ語を繰り返して読みにくくなっていないかを人が確認します。
5. 完成例
【指示語】＿＿（拾った語を人が記入）
【前後の文】＿＿（その語を含む一文を記入）
【指す内容】＿＿（元メモや承認済み資料で確認できた内容だけを記入）
【読み手】＿＿（誰がどこで読むかを記入）
【置き換え】＿＿（具体名へ直した文を人が記入）
【要確認】＿＿（確認できなかった箇所を記入）
AIが指す内容を作らず、元メモと読み手の確認へ戻しています。
6. 使うときの注意
指示語をすべて消す必要はありません。同じ段落で指す内容が一つに決まる場合は残せます。事故につながる手順、金額、期限、対象、権限は具体名を優先します。
7. 今日できたこと
- 指示語と指す内容を分けられた。
- 初めて読む人と読む場所から確認できた。
- 不明な箇所を推測せず要確認に残せた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：『これ』を一個直すだけで、読む人の足元がずっと明るくなるで。
送信前の全体確認は数字・約束・断定を照合する方法、見出しとの一致は本文・対象・条件を照合する方法へ進めます。