AIに長い案内から見出しを作らせる前に、対象者・順番・省かない条件を決める

1. 今日の相談

「案内文が長く、必要な場所を探しにくいです。AIに見出しを付けてもらえますか」

頼む前に、対象者、目的、最初の行動、期限、費用、場所、持ち物、変更方法、例外、省かない条件、元資料、確認者へ分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：先に読み手が探す言葉を決めたら、見出しも迷子になりにくいで。

AIには見出し候補と並びの型だけを頼みます。条件の重要度、削ってよい文、正式な順番は元資料を確認できる人が決めます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、固定の練習例「公民館の講習会の案内文」です。AIには空欄の型だけを作らせます。実名、連絡先、非公開日程、契約、認証情報はAIへ渡しません。

AIに期限、費用、場所、対象、例外、変更可否、削除してよい条件を推測させません。

4. 実際にやってみる

1. 読み手の行動を一つ決める

申し込む、持参する、確認するなど、読後の行動を一つにします。

2. 省かない条件へ印を付ける

期限、費用、場所、対象、例外、変更方法、問い合わせ先は、短くしても削らない項目として先に指定します。

3. 見出しの順番を決める

「何の案内」「誰が対象」「何をする」「いつまで」「困ったとき」の順など、読み手が探す順番にします。

4. AIへ見出し候補を頼む

固定の練習例「公民館の講習会の案内文」を見本に、本文を変えずに見出しを付けるための空欄の型を作ってください。
「何の案内」「対象」「すること」「期限・場所・費用」「変更・例外」「確認先」の順にしてください。
期限、費用、場所、対象、例外、変更可否を推測せず、元文にない条件を足さないでください。
情報がない場所は「要確認」としてください。
各欄は空欄にし、実際の案内文、実名、連絡先、非公開日程、契約、認証情報は入力しないでください。
各欄の末尾に「元の案内文・正式資料・確認先へ戻る」と添えてください。

5. 元文と一文ずつ照合する

AIが作った空欄の型を承認済みの原稿へ移し、人が元の案内文から記入します。見出しで本文の意味が強くなっていないか、省かない条件が正しい章に残っているか確認します。

5. 完成例

【何の案内】＿＿（元文の題目を人が記入）
【対象】＿＿（元文にある対象だけを記入）
【すること】＿＿（読後の行動を一つだけ記入）
【期限・場所・費用】＿＿（元資料と照合して記入）
【変更・例外】＿＿（元文になければ要確認のまま）
【確認先】＿＿（承認済みの窓口を記入）

6. 使うときの注意

見出しは本文の代わりではありません。重要な条件は本文にも残し、スマホで見出しと次の段落が離れすぎないか確認します。

7. 今日できたこと

• 読み手が探す順番を決められた。
• 省かない条件を先に指定できた。
• 元文にない情報を足さずに区切れた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：見出しだけ読んでも道が見えて、本文を読んだら条件が分かる形にしよ。